Listy przewozowe. Najczęstsze błędy i braki w listach przewozowych

Na wstępie zaznaczymy, że poprawne wypełnienie listów przewozowych to istotny czynnik w transporcie. Błędy związane z tego typu dokumentacją mogą znacznie utrudnić, a niekiedy nawet uniemożliwić transport. Jeżeli będziesz więc przygotowywał listy przewozowe, przeczytaj poniższy tekst i zwróć uwagę na najczęściej spotykane błędy.

Czym są i jaką rolę spełniają listy przewozowe?

Listy przewozowe są tak naprawdę umową pomiędzy firmą transportującą i dostawcą, określającą jakie są warunki wykonania usługi przewozu konkretnego towaru. Jest potwierdzeniem tego, że do usługi dojdzie i wskazuje jakie są jej ramy. To jeden z najbardziej istotnych elementów wypełnienia całego łańcucha dostaw. Mówi się, że jest dokumentem handlowym o priorytetowej formie. Bez niego żaden przewoźnik nie powinien nawet odebrać towaru.
Tego typu dokumenty spełniają istotną rolę w transporcie. Wskazują na to, jakie są strony umowy transportu. Ukazują moment odbioru ładunku i miejsce gdzie do takowego doszło. Określają też pełną charakterystykę towaru (np. jego ilość, rodzaj, wielkość itd.). Oczywiście, do tego dochodzą też informacje o typie przewozu i miejscu dostarczenia danych dóbr.
Dlaczego to wszystko jest tak ważne? Po pierwsze, niezależnie czy mamy krajowe listy przewozowe czy międzynarodowe listy przewozowe, dokumenty są dowodem wykonywania legalnego transportu danego towaru. Nikt nie oskarży nas o kradzież czy przywłaszczenie. Wskazanie miejsca i czasu odbioru jest też istotne np. w sprawach dotyczących ubezpieczenia, udowodnienia zniszczenia towaru czy innych, ważnych z punktu widzenia bezpieczeństwa ładunku kwestii. To dokument niezwykle ważny zarówno dla nadającego transport, jak i samej firmy przewozowej.

Listy przewozowe – rodzaje i wykorzystywanie

W transporcie funkcjonują różne listy przewozowe. Rodzaje tego typu dokumentów zależne są między innymi od typu wykonywanego transportu, jego zakresu terytorialnego oraz ładunku, jaki masz zamiar podjąć. Jakiego rodzaju listy przewozowe możemy wymienić i w jakich przypadkach są one wykorzystywane?

• Krajowe listy przewozowe – dokumenty wykorzystywane w transporcie na trasach w Polsce. Mogą determinować kontrakt pomiędzy polskim i zagranicznym podmiotem, jednak usługa może być wykonywana wyłącznie na terenie kraju.
• Międzynarodowe listy przewozowe – dotyczą transportów wykonywanych na terenie dwóch lub więcej krajów przewozu. Muszą być wystawiony zgodnie z określonymi procedurami, na bazie np. konwencji CMR.
• Listy przewozowe związane z typem transportu – inaczej wygląda dokument dla transportu morskiego, lotniczego czy kolejowego, a inaczej drogowego. Istnieją różne typy tego rodzaju listów. Wśród nich są również listy CIM (kolejowe), AWB (lotnicze) czy konosament (morskie).
• List przewozowy ADR – w przypadku ładunków niebezpiecznych, konieczne jest przygotowanie odpowiedniego dokumentu, który dokładnie opisuje transport, uwzględniając odpowiednie pozwolenia.

Zwróćmy uwagę na fakt, że listy przewozowe spotyka się przy transporcie różnego rodzaju – to zarówno element niezbędny do przewozu wielkogabarytowych ładunków na dużą skalę, jak i usług kurierskich.

Krajowe listy przewozowe – najczęstsze błędy i braki

Zacznijmy od tego, że krajowe listy przewozowe nie są sporządzane według określonych wzorów. W praktyce dość znacznie zwiększa to prawdopodobieństwo popełnienia ewentualnego błędu. Powinieneś jednak wiedzieć, że na tego typu dokumentach powinny znaleźć się koniecznie określone dane. Brak każdego z nich jest już trudnością, jaka może skomplikować wykonanie usługi.

Banners block

Konieczny jest przede wszystkim numer ewidencyjny listu przewozowego. Dokument musi posiadać również nadawcę, odbiorcę, miejsce dostarczenia ładunku, miejsce i czas odbioru ładunku, dokładny opis ładunku (w tym objętość czy wagę), załączone dokumenty (np. WZ), miejsca na podpisy, dane kierowcy i pojazdu, który przewiezie ładunek, a także ewentualne uwagi (np. do stanu pojazdu czy stanu odbieranego ładunku).

Najczęściej popełnianym błędem jest ignorowanie w listach dokładnego opisania ładunku i uwzględnienie ewentualnych uwag z nim związanych. Dlaczego to tak istotne? Firma odbierająca dany towar jest za niego odpowiedzialna. Jeżeli odbiorca zauważy uszkodzenia, może żądać od przewoźnika rekompensaty. Jeżeli list transportowy dokładnie opisuje np. zauważone usterki, to dzięki temu przewoźnik nie jest odpowiedzialny za te, wymienione na dokumencie. Brak dokładnego opisania towaru może być też uciążliwy przy ewentualnej kontroli – podmioty sprawdzające muszą mieć pełną wiedzę dotyczącą tego, co znajduje się na skrzyni ładunkowej pojazdu.
Kolejne kwestie to brak pełnych danych przewozowych, takich jak np. uwzględnienie tego kto odbiera towar, gdzie oraz niewpisanie dokładnej daty załadunku. Pamiętaj, że w sytuacjach spornych list przewozowy będzie istotnym dokumentem, więc koniecznie trzeba przygotować go zgodnie ze stanem faktycznym, obowiązującym na moment odbioru towaru.
Niekompletny list przewozowy to narażenie się też na kary administracyjne. Brak pieczątki, podpisu, numeru ewidencyjnego czy pełnych danych to mandat karny w wysokości 300 złotych. Brak dokumentu to brak możliwości dalszej jazdy i mandat w wysokości 500 złotych.

Na co uważać, przygotowując międzynarodowe listy przewozowe?

Międzynarodowe listy przewozowe to obowiązkowe dokumenty uprawniające do przewozu na trasach międzynarodowych. W przypadku transportu drogowego, przewoźnicy są zobowiązani do przygotowania dokumentu zgodnie z konwencją CMR. Przede wszystkim musi być sporządzony w trzech oryginalnych egzemplarzach (po jednym dla odbiorcy, nadawcy oraz przewoźnika transportowego). Konieczne jest, aby druki miały odpowiednie kolory i były przygotowane w określonych w prawie języku czyli tym, gdzie towar jest nadany. Obowiązuje oczywiście język urzędowy danego kraju.

Do najczęściej popełnianych błędów przy przygotowywaniu międzynarodowych listów przewozowych możemy zaliczyć między innymi źle dobrane kolory dokumentu. Pamiętaj, że kolor czerwony zarezerwowany jest dla nadawcy ładunku. Odbiorca ma otrzymać niebieski egzemplarz. Zielony z kolei przeznaczony jest dla przewoźnika, który – co ma ogromne znaczenie – musi go mieć cały czas przy sobie. Kierowca może być poproszony w trakcie kontroli o okazanie tego niezwykle istotnego dokumentu. Niekiedy przygotowuje się również wersję czarną, do administracyjnego wykorzystania, ale dziś często CMR jest ewidencjonowany elektronicznie. Oczywiście, kluczowe są także dokładne dane dotyczące między innymi czasu transportu, odbioru, nadania, typu przewożonego ładunku i krajów przez jakie będzie przewożony.

Co mówi konwencja CMR o odpowiedzialności dotyczącej nieprawidłowo przygotowanego listu? Za prawidłowy list odpowiada głównie nadawca, jednak i przewoźnik nie uniknie ewentualnej odpowiedzialności za źle stworzony międzynarodowy list przewozowy. Firma transportowa ma np. obowiązek zweryfikować czy podane w dokumencie dane dotyczące ładunku są zgodne ze stanem faktycznym. Miej na uwadze fakt, że nieprawidłowe przygotowanie dokumentu może nie tylko skomplikować ewentualną kontrolę, ale utrudnić też odzyskanie środków, których (jako przewoźnik) zażądasz za wykonaną usługę. Warto więc podejść do tej sprawy bardzo kompleksowo i dokładnie.

Karta paliwowa E100 oraz karta paliwowa Power Max to rozwiązania, z których korzysta już ponad 150 000 kierowców firm transportowych oraz małych i średnich firm lokalnych. Regularnie rozbudowywana sieć akceptacji umożliwia tankowanie na 18 000 stacji w 32 krajach. Dodatkowe usługi takie jak opłaty drogowe czy zwrot podatku VAT i akcyzy pozwalają w połączeniu z kartą na duże oszczędności i wygodne zarządzanie kwestiami administracyjnymi. Infolinia 24/7 oraz indywidualny opiekun dbają, aby klient miał pełną kontrolę oraz wiedzę nad wszystkimi swoimi usługami. Faktoring dla klientów E100 to nowa usługa, która może przyczynić się zdecydowanego zwiększenia płynności finansowej Twojej firmy i przyśpieszyć wypłatę środków z Twoich faktur nawet o 90 dni.