Zakup samochodu na firmę - wszystko, co warto o tym wiedzieć

Niektórym przedsiębiorcom wydaje się jednak, że transakcja zakupu auta firmowego jest bardzo skomplikowana i trudna w realizacji. Postaramy się wyjaśnić jej szczegóły.

Postaramy się wyjaśnić jak kupić auto na jednoosobową firmę, a jak na spółkę handlową. Wskażemy co jest istotne przy rozliczeniu samochodu w kosztach przedsiębiorstwa. Pokażemy też najpopularniejsze formy finansowania samochodu firmowego oraz odpowiemy na pytanie, czy firma może dokonać zakupu auta z tak zwanej drugiej ręki.

Zakup samochodu na firmę jednoosobową - podstawowe informacje

Wszystko zależy od tego, jaki chcemy kupić samochód oraz w jakim celu. Jeżeli samochodu na firmę będziemy używać również do prywatnych celów, to procedura jest trochę inna niż w przypadku aut, z których będziemy korzystać wyłącznie do wykonywania obowiązków zawodowych. Zacznijmy jednak od początku. Zakup samochodu na firmę należy rozpocząć od analizy naszych potrzeb. Samochód musi być dostosowany do charakteru prowadzenia przedsiębiorstwa. W przypadku, gdy pracujemy w marketingu, jesteśmy przedstawicielami handlowymi, jeździmy do klientów po trasach szybkiego ruchu albo po mieście - wystarczy mniejsze lub średnie auto osobowe. W przypadku, gdy prowadzimy firmę działającą w terenie (np. geodezyjną), dobrze mieć coś na wzór pickupa. Z kolei dla przedsiębiorstw budowlanych lub świadczących podobne usługi - niezbędny będzie samochód dostawczy. Jeszcze inaczej sprawy mają się w przypadku pojazdów dla firm, które np. zajmują się transportem. W takim przypadku konieczny będzie zakup auta ciężarowego, o określonych parametrach i możliwościach, a niekiedy także naczepa lub przyczepa.

Gdy już wybierzemy auto, udajemy się do salony lub komisu w celu realizacji transakcji. Wybieramy formę finansowania auta (gotówka, pozostawienie starego pojazdu w formie rozliczenia, leasing, kredyt, najem długoterminowy) i podpisujemy umowę. Salon powinien załatwić za nas wszystkie formalności dotyczące rejestracji. Nam pozostaje czekać na odbiór kluczy. W przypadku komisów niektóre również pomagają w zarejestrowaniu auta, ale nie wszystkie.

Jeżeli samochód będzie pracował dla jednoosobowej firmy, w dowód rejestracyjny wpisany będzie jej właściciel (chyba, że finansujemy pojazd leasingiem lub najmem). W przypadku spółek prawa handlowego, to nazwa tego podmiotu będzie widnieć na wszystkich dokumentach, a zakupu może dokonać jej zarząd.

Po zakupie powinniśmy poinformować o jego fakcie naszą firmę księgową, która przekaże informację do Urzędu Skarbowego. W przypadku, gdy księgowość prowadzimy samodzielnie - to na nas spada obowiązek zgłoszenia nabycia pojazdu. Jeżeli kupiliśmy auto z salonu lub z komisu, mając fakturę sprzedaży - nie musimy płacić podatku, a wręcz odliczymy go z kosztów firmowych.

Zakup samochodu na firmę w formie spółki prawa handlowego - co warto wiedzieć?

Pamiętajmy, że kupno samochodu na firmę, która jest spółką prawa handlowego, wiąże się z trochę innymi zasadami. Przede wszystkim taka firma ma osobowość prawną. Oznacza to, że jej majątek nie jest jednocześnie majątkiem konkretnej osoby cywilnej. Pojazd kupiony przez spółkę X należy prawnie do spółki X i to ona jest wpisana w dowód rejestracyjny jako właściciel.

Do zakupu auta uprawniony jest zarząd przedsiębiorstwa, zgodnie z jej określonym statutem. Jeżeli w firmie widnieje dwuosobowy zarząd i ten w całości musi zgodzić się na transakcję, to nabycie auta może mieć miejsce tylko, gdy na umowie widnieją podpisy obydwu członków zarządu. Kto jest później dysponentem i faktycznym właścicielem samochodu? To od zarządu spółki zależy, w jaki sposób funkcjonował będzie samochód. To on wskazuje czy pojazd będzie używany przez konkretny dział firmy. Następnie - na podstawie regulaminu, który firma powinna przygotować - pracownicy mogą korzystać z możliwości pojazdu. Z kolei faktycznym właścicielem pojazdu są wspólnicy, jednak nie daje im to prawa do nieograniczonego korzystania z samochodu.

Zwróćmy uwagę na fakt, że spółka również ma prawo rozliczać samochód w kosztach, uwzględniając podatek dochodowy i VAT. Tu ważna uwaga! Kosztem uzyskania przychodu są tylko wydatki na pojazd należący do danego podmiotu. Spółka nie może wpisywać w koszta np. paliwa na pojazd dla udziałowca lub wymianę części w jego prywatnym samochodzie.

Rozliczenie samochodu na firmę - prawa i obowiązki przedsiębiorcy

Do czego uprawniony jest przedsiębiorca, który zakupił samochód na firmę?

• Może wpisywać w koszt uzyskania przychodu paliwo (50 lub 100% w zależności od tego czy auto wykorzystywane jest prywatnie czy nie).
• Ma prawo do amortyzacji samochodu firmowego.
• Jego kosztem jest zakup części zamiennych, przeglądy gwarancyjne, serwisy, płyny i wszystko to, co wiąże się z używaniem auta.
• Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy zalicza się także ubezpieczenie.
• Jeżeli auto było wzięte w leasing, to przedsiębiorca może odliczyć od podatku każdą fakturę leasingu.

Przedsiębiorca ma także obowiązki względem zakupionego auta. Jakie?

• Musi prowadzić kilometrówkę przebiegu pojazdu, tak aby wykazać, że użycie auta było związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych (chyba, że auto rozliczane jest w połowie).
• Ma obowiązek zgłosić nabycie pojazdu do odpowiedniego organu skarbowego (nie dotyczy pojazdów wziętych w leasing).
• Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje auto, musi wystawić na niego odpowiedni dokument skarbowy (fakturę z VAT lub bez). Obowiązek podatkowy spada na niego w przeciwieństwie do transakcji prywatnych, gdzie podatek od wzbogacenia płaci nabywca.
• Przedsiębiorca ma obowiązek trzymać wszystkie dokumenty skarbowe związane z pojazdem, na wypadek ewentualnej kontroli.
  Leasing, a zakup auta na firmę - najważniejsze informacje

Jedną z form finansowania samochodu na firmę jest leasing. To sposób, który przypomina trochę kredyt. Leasingodawca (bank, ale też firma leasingowa) udziela leasingobiorcy środków na zakup określonego pojazdu. Auto (w przeciwieństwie do klasycznej formy kredytu) nie jest jednak własnością takiego leasingobiorcy - w dokumentach widnieje podmiot, który udzielił leasingu. Jeżeli wzięliśmy tak nowe auto (lub używane, niekiedy leasingiem możemy sfinansować zakup nawet pięcioletniego pojazdu), to widniejemy jako użytkujący go.

Banners block

W praktyce użytkujący jest właścicielem pojazdu. Musi oczywiście regularnie spłacać wszystkie raty i dbać o samochód, robiąc regularne przeglądy gwarancyjne, opłacając ubezpieczenie i zgłaszając wszelkie nieprawidłowości związane z danym samochodem.

Leasing samochodu na firmę na ten moment jest bardzo często stosowaną opcją finansowania nowych aut przez przedsiębiorców. Dlaczego? Przede wszystkim najczęściej jest tańszy niż kredyt, daje możliwość wzięcia droższego auta, umożliwia rozliczenie podatku VAT (w przypadku kredytu nie ma takiej możliwości) i wiąże się z niższym ryzykiem. Do niedawna samochody z leasingu były użytkowane często jako pojazdy prywatno-służbowe. Prawo, które weszło w życie od 1 stycznia 2022 roku trochę skomplikowała tę możliwość.

Do końca 2021 roku leasingowany samochód mógł przejść w ręce prywatne (bez konieczności odprowadzenie podatku dochodowego i VAT po sprzedaży) już po pół roku od wycofania go z firmy. Było to bardzo korzystne i wielu przedsiębiorców korzystało z takiej możliwości. Dzisiaj trzeba odczekać już 6 lat, co oznacza w praktyce małą opłacalność takiego rozwiązania. Wiele osób szuka więc alternatywnych rozwiązań finansowania auta.

Alternatywny zakup samochodu na firmę - jakie mogą być opcje finansowania?

Poza leasingiem czy kredytem, zakup auta finansuje się ostatnio także formą tzw. najmu długoterminowego. Jest to rozwiązanie podobne do leasingu, z tą różnicą, że przedsiębiorca ma najczęściej niższą ratę, ale wyższy koszt ostateczny wykupu pojazdu. Kończąc najem mamy w praktyce trzy możliwości:

oddać auto do salonu bez żadnych konsekwencji;
wykupić auto (kredytując kwotę spłaty lub wpłacając ją w całości);
wziąć inny samochód na takich samych warunkach.

Na ratę najmu długoterminowego składa się praktycznie utrata wartości pojazdu w trakcie jego eksploatacji. Użytkując tak auto nie musimy martwić się o ubezpieczenie, opony, przeglądy itd. Jest to w gestii właściciela, czyli podmiotu, który nam auto "wynajmuje". Co ważne, przedsiębiorca nie ma takiego auta w firmowym majątku, a więc nie musi go nigdzie zgłaszać. Po zakończeniu najmu długoterminowego można więc samochód wykupić jako osoba prywatna.

Pamiętajmy jednak, że co do zasady najem długoterminowy może być niekiedy trudniejszy w realizacji. Dlaczego? Ma ściśle określony limit kilometrów, nie można nim pojechać wszędzie (np. do wyłączonych w umowie krajów), a kwota wykupu będzie oscylowała w granicach 50% wartości nowego auta.

Kupno samochodu na firmę z drugiej ręki - czy to możliwe?

Nie ma problemu, aby zakupić używany samochód firmowy. W przypadku, gdy do transakcji dochodzi między przedsiębiorcami, sprawa jest bardzo prosta - sprzedający wystawia fakturę, a kupujący opłaca ją i zgłasza nabycie auta do urzędu skarbowego. Jeżeli chodzi o zakup od osoby prywatnej, to sprawa wygląda trochę inaczej. Tutaj konieczne jest spisanie tradycyjnej umowy kupna-sprzedaży, gdzie kupującym jest firma. Podmiot ten ma później obowiązek zgłoszenia pojazdu do fiskusa i opłacenia odpowiedniego podatku PCC (2% wartości danego pojazdu). Widać więc, że kupno takiego auta dla firmy nie zawsze jest korzystne (chociaż podatek wpływa na wartość amortyzacyjną danego auta).

Zakup pojazdu poprzez przedsiębiorstwo nie jest bardzo skomplikowanym procesem i z pewnością każdy właściciel firmy z łatwością przez niego przejdzie. Warto pamiętać o obowiązujących przepisach dotyczących rozliczenia pojazdu w kosztach, a także uwzględnieniu tego, co będzie się działo z autem np. po zamknięciu przedsiębiorstwa. Należy też pamiętać o kompleksowym dbaniu o auto, które będzie służyć w celu zwiększeniu obrotów naszej firmy.

Twoja firma wydaje dużo na paliwo i chciałbyś obniżyć te koszty?

Z kartą paliwową dla firmy E100 zatankujesz bezgotówkowo i tam, gdzie jest najtaniej!

Przetestuj kartę paliwową dla firmy bezpłatnie i zobacz jakie oszczędności mogą przynieść Twojej firmie.