Transportowa papierologia przewoźników i kierowców
Nieodłączną częścią pracy przewoźników oraz kierowców jest dbanie o posiadanie odpowiedniej dokumentacji, która w przypadku kontroli pozwoli im potwierdzić spełnienie wymaganych przez prawo obowiązków. Znajdują się wśród nich dokumenty potwierdzające uprawnienia kierowców, te związane z samą działalnością przedsiębiorstwa, a także opisujące przewożone towary. Część z nich powinna być trzymana w siedzibie przedsiębiorstwa, w część z nich przewoźnik powinien zaopatrzyć kierowcę w drogę.
Jakie dokumenty powinny znajdować się w siedzibie firmy?
Pierwszą grupą z nich są dokumenty związane z działaniem firmy:
- certyfikat kompetencji zawodowych;
- oryginał licencji oraz i zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika;
- ubezpieczenia OC pojazdów;
- dokumenty potwierdzające spełnienie warunków dobrej reputacji;
- wykaz pojazdów wykorzystywanych w transporcie.
Obowiązkiem jest również przechowywanie danych cyfrowych i wykresówek pracowników przez okres 12 miesięcy. Dane cyfrowe powinny być przechowywane na zapisanych nośnikach lub dysku.
Druga grupa to dokumenty ewidencjonujące pracowników. Bez względu na rodzaj umowy wiążącej kierowcę z pracodawcą, obowiązkiem tego drugiego jest prowadzenie skrupulatnej kontroli czasu pracy kierowców, odbierania przez nich obowiązkowych przerw oraz odpoczynków. W przypadku kierowców zatrudnionych na umowę o pracę takie dane powinny być przechowywane przez okres 3 lat, ewidencja samego przedsiębiorcy jeśli również jest aktywnym kierowcą oraz pozostałych kierowców przez okres 2 lat.
Tego typu ewidencja może być prowadzona na wiele sposobów takich jak zapisy na wykresówkach, wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego czy inne dokumenty potwierdzające czas pracy.
Trzeci nie mniej ważny rodzaj dokumentów to akta pracownicze. Powinny być one przechowywane przez cały okres zatrudnienia danej osoby. Zaliczają się do nich umowy z kierowcami, zaświadczenie o niebyciu jednocześnie zatrudnionym u innego pracodawcy, warunki wynagrodzenia, kopie orzeczeń lekarskich i psychologicznych, zaświadczenia o kwalifikacjach i szkoleniach okresowych, wypisy ze świadectw kierowców a także kserokopie dowodów osobistych.
Firmowe biuro to również miejsce gdzie przez okres minimum jednego roku przechowywane powinny być wszystkie dokumenty i protokoły będące wynikiem kontroli przeprowadzonych na drodze lub w siedzibie!
Jakie dokumenty powinien mieć kierowca?
Każdy kierowca realizujący usługi transportu drogowego musi być świadomy listy dokumentów, które mogą być od niego wymagane przez Inspekcje Transportu Drogowego. Prośba o ich okazanie nie musi być tłumaczone żadnym podejrzeniem łamania prawa, kierowca jest natomiast zobligowany do współpracy w zakresie przekazania wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów.
Pierwsza grupa dokumentów w posiadaniu, których musi być kierowca to dokumenty związane z pojazdem. Zalicza się do nich ubezpieczenie OC, dowód rejestracyjny pojazdu, upoważnienie do korzystania z pojazdu, certyfikat EURO jako załącznik do zezwolenia międzynarodowego oraz świadectwo zatwierdzenia przez lekarza weterynarii (w przypadku przewozu żywych zwierząt) lub świadectwo dopuszczenia pojazdu (w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych).
Druga grupa do dokumenty będące zaświadczeniami kierowcy. Są to dokumenty, które potwierdzają, że osoba prowadząca pojazd ma do tego uprawnienia a jego czas pracy jest ewidencjonowany. Do tej grupy zalicza się prawo jazdy, zaświadczenie o ważnych badaniach lekarskich i psychologicznych, karta kierowcy, zaświadczenie o kwalifikacjach i szkoleniach okresowych, świadectwo kierowcy, zaświadczenie o działalności oraz wykresówki lub dane z tachografu. W przypadku kierowców realizujących transport niebezpiecznych towarów niezbędny będzie też odpowiedni certyfikat ADR.
Trzecia grupa, której podczas kontroli w kabinie kierowcy nie może też zabraknąć to zaświadczenia o dostępie przedsiębiorstwa do rynku przewozowego. Zaliczana jest do nich licencja na wykonywanie transportu drogowego rzeczy oraz wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub wypis z licencji wspólnotowej.
Czwarta grupa dotyczy dokumentów przewożonego ładunku. Tutaj trzeba pamiętać o liście przewozowym oraz o świadectwie pochodzenia towarów wydanym w kraju jego pochodzenia. Warto mieć również fakturę VAT na przewożony towar, kwit wagowy lub dokument WZ.
W przypadku przewozów szczególnych należy dokonać osobnej analizy potrzebnych dokumentów, które mogą być obwarowane osobnymi przepisami. Przykładowo przewozy materiałów niebezpiecznych, czy przewozów żywności i towarów szybko psujących się potrzebne będą jeszcze kolejno świadectwa ADR oraz ATP, przewozy odpadów wymagają potwierdzenia wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa etc.
Jeżeli transport jest realizowany na trasach międzynarodowych niezbędne będzie posiadanie również innych dokumentów. Zalicza się do nich: CMR, zezwolenie na międzynarodowy przewóz rzeczy, licencja na międzynarodowy transport drogowy, świadectwo kierowcy (dotyczy kierowców niebędących obywatelami UE), karnet TIR, karnet ATA, zezwolenie EKMT oraz zezwolenie na przewóz kabotażowy.
