Co to jest inkaso w branży logistycznej i transportowej?

Inkaso jest bezpiecznym i skutecznym sposobem rozliczania kontrahentów, którzy jednak w swoją transakcję muszą wciągnąć podmiot trzeci – najczęściej bank. Z tego względu narzędzie to nosi niekiedy nazwę „kredyt inkaso”.

Co to jest inkaso?

Inkaso to sposób rozliczenia transakcji handlowych. Jest to forma warunkowej płatności, która nosi ze sobą znamiona kredytowe. Do rozliczenia inkaso konieczne jest nie tylko działanie kontrahentów, ale też instytucji inkasującej – najczęściej właśnie banku inkasującego (który udostępnia tego typu usługi). Warto dodać, że to forma bezgotówkowego rozliczenia płatności.
W całej transakcji uczestniczy kontrahent, który jest dostawcą określonego dobra, jego bank (bank dostawcy), kontrahent, który odebrał określone usługi oraz bank odbiorcy (inkasent).
Przykładem zastosowania inkaso może być transakcja pomiędzy podmiotem sprzedającym dany towar i wysyłającym go w trasę, a firmą kupującą ten ładunek. Przedsiębiorstwa nie płacą sobie przed dokonaniem transakcji, zabezpieczając się właśnie inkaso.

Jak działa inkaso w branży TSL?

Wiemy już co to jest inkaso, więc czas zapoznać się z tym jak w praktyce działa. Procedura inkaso dla branży transportowej jest praktycznie taka sama jak w innych sektorach gospodarki. Również wymaga współpracy kontrahentów (przede wszystkim zaufania do nich), a także określonych ruchów banków.

1. W pierwszym kroku dostawca wykonuje określoną usługę względem odbiorcy, wysyłając mu określony w umowie towar. Nie żąda jednak zapłaty bezpośrednio od swojego kontrahenta. Nie wydaje mu dokumentów transportowych. Do odbiorcy trafiają same dobra, np. bez pozwoleń itd. Dobrem tym mogą być np. sprzęty AGD, papiery wartościowe, dobra ekskluzywne czy inne.
2. W swoim banku dostawca składa wniosek o wszczęcie procedury inkaso (zmierzające do pobrania należności).
3. Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji i zezwolenia na operowanie danym ładunkiem (np. umowę sprzedaży, fakturę, potwierdzenie wykonania transportu, dokumenty celne i podobne). Ważne jest też wskazanie upoważnienia do odbioru towaru przez odbiorcę.
4. Bank dostawcy przekazuje wszystkie dokumenty bankowi inkasującemu (który często jest bankiem docelowym odbiorcy).
5. Instytucja inkasująca kontaktuje się z odbiorcą, aby ten uregulował należność inkasencką.
6. Po wpłacie należności i spełnieniu innych warunków transakcji, odbiorca otrzymuje dokumenty transportowe.
7. Do banku dostawcy trafia należność, którą może odebrać dostawca.

Procedury szczegółowe związane z inkaso mogą różnić się w zależności od tego, jaki rodzaj transakcji będzie realizowany.

Kiedy można zastosować inkaso?

Inkaso można stosować przede wszystkim, gdy między kontrahentami jest swego rodzaju porozumienie, pozwalające na ograniczone wydanie towaru bez opłaty. To najważniejsza kwestia, gdyż na inkaso muszą wyrazić zgodę zarówno odbiorca, jak i nadawca.
Jednak nie tylko. Kluczowy jest tutaj także bank. Odbiorca towaru powinien mieć odpowiednią zdolność kredytową. Bank będzie też sprawdzał czy istnieją dokumenty inkasenckie, wartość towaru i legalność jego pochodzenia, jednak zrobi to na bazie oświadczeń stron umowy, bez angażowania zewnętrznych instytucji.
Warto pamiętać, że inkaso jest dobrym rozwiązaniem, ale tylko wtedy, gdy naprawdę obydwie strony są na nie zdecydowane, mają ze sobą dobre relacje i – nawet przy pewnym opóźnieniu płatności – nie boją się robić ze sobą interesów. Wyobraźmy sobie bowiem sytuację, że nadawca przesyła towar, a odbiorca go nie odbiera. W takim przypadku nadawca musi pokryć koszt transportu, przechowywania dóbr, a dodatkowo nie ma żadnych korzyści z transakcji.
Wspomnijmy, że inkasenckie transakcje wykonywane są często przy eksportowaniu określonych dóbr np. przewozie artykułów RTV/AGD czy innych, o dużej wartości.

Inkaso – jakie rodzaje możemy wymienić?

Banners block

Istnieje wiele różnych rodzajów inkaso. Najpopularniejsze z nich związane są ze spełnieniem określonych warunków transakcyjnych.

• Inkaso finansowe – w tym rodzaju inkaso, zabezpieczeniem są dokumenty finansowe takie jak weksle czy czeki. Chronią one należność nadawcy towaru. To dość swobodna forma rozliczenia, bo do transakcji wystarczy akceptacja weksla przez odbiorcę towaru. Później dochodzenie płatności może być trudniejsze.
• Inkaso dokumentowe – transport korzysta szczególnie z tej formy. Potwierdzeniem transakcji jest zaakceptowanie formy płatności fakturowej i uregulowanie jej przez odbiorcę. To warunek wydania towaru. Bank w tej formie będzie posiadał, a w przypadku dokonania transakcji udostępni odbiorcy również dokumenty celne czy zgodę na obrót danym towarem.
• Inkaso gwarantowane – to również interesująca forma inkaso dla branży transportowej. Stosuje się je w przypadku braku zaufania między kontrahentami. Gwarantem transakcji jest bank odbiorcy, który wypłaca środki na rzecz nadawcy i później żąda ich zwrotu od swojego klienta. Przypomina formę inkaso kredytowego.
• Inkaso akceptacyjne – warunkiem dopełnienia transakcji jest dokonanie płatności w określonym terminie przez odbiorcę, bez dodatkowych regulacji.
• Inkaso towarowe – bank przetrzymuje określony towar i wyda go tylko w momencie spełnienia ustalonych warunków.

Kto udostępnia inkaso kredytowe dla TSL?

Inkaso (kredyt inkaso, inkaso kredytowe) dla branży TSL może być uruchamiane na polecenie kontrahentów. Gwarantem przeprowadzenia transakcji są w tym przypadku jednak banki. To one udostępniają inkaso kredytowe i ułatwiają doprowadzenie interesu do szczęśliwego zakończenia. Zapewniają możliwość otrzymania zapłaty za przekazane dobro (jeżeli oczywiście odbiorca zdecyduje się na odbiór towaru), bez oczekiwania na kilkumiesięczną opłatę faktur.

Inkaso – zalety tego rozwiązania

Pewne jest to, że zalety inkaso dotyczą zarówno odbiorców towaru, jak i nadawców. To jeden z najlepszych sposobów prowadzenia interesów w branży TSL. Jakie są korzyści ze stosowania tego typu rozliczenia?

• Kupujący ma możliwość pełnej weryfikacji transakcji – nabywca towaru może skontrolować dokumenty związane z towarem oraz jego fizyczne przybycie.
• Pewność zapłaty przed wydaniem towaru – wysyłający nie musi się obawiać, że jego kontrahent zniknie z towarem bez opłacenia kwoty transakcji.
• To forma tańsza od akredytywy i bezpieczniejsza od finansowania faktur – w przypadku finansowania faktur, to najczęściej na nadawcę spada konieczność uregulowania kredytu w razie niespłacenia go przez odbiorcę.
• Gwarantem bezpieczeństwa jest bank – ważną częścią inkaso jest bank. Instytucja ta jest prawnie zobowiązana do ochrony interesów swoich klientów, a dzięki temu można przypuszczać, że inkaso będzie bezpieczne.
• Zapewnia pełną transparentność transakcji i jej przejrzystość – cała transakcja jest uwarunkowana prawnie i przejrzysta. Każda strona ma dostęp do jej dokumentacji.

Stosowanie inkaso w branży TSL to na pewno dobry pomysł do realizacji przejrzystych i kompleksowych transakcji. Z jej zalet mogą korzystać importerzy, eksporterzy, sprzedawcy hurtowi i detaliczni, ale również przewoźnicy, którzy sprzedają np. część swojej floty. Jakie mogą być minusy i ewentualne ryzyko tego typu formy? Przede wszystkim dostawca ponosi ryzyko, że odbiorca po prostu zrezygnuje z wykupienia towaru. Z kolei odbiorca może otrzymać towar, który jest niezgodny ze specyfikacją (wcześniej nie ma możliwości jego weryfikacji). Pamiętajmy też o prowizji, którą pobiera bank. Ta jest różna i wynosi od 0,1 do 0,5% wartości transakcji.
Przed podjęciem procedury inkaso, warto się wcześniej zorientować, jak wygląda procedura w naszym banku i jakie dokumenty mogą być konieczne do działania. Pamiętajmy, aby poinformować też odbiorcę o takim zamiarze zabezpieczania transakcji.

Karta paliwowa E100 oraz karta paliwowa Power Max to rozwiązania, z których korzysta już ponad 150 000 kierowców firm transportowych oraz małych i średnich firm lokalnych. Regularnie rozbudowywana sieć akceptacji umożliwia tankowanie na 18 000 stacji w 32 krajach. Dodatkowe usługi takie jak opłaty drogowe czy zwrot podatku VAT i akcyzy pozwalają w połączeniu z kartą na duże oszczędności i wygodne zarządzanie kwestiami administracyjnymi. Infolinia 24/7 oraz indywidualny opiekun dbają, aby klient miał pełną kontrolę oraz wiedzę nad wszystkimi swoimi usługami. Faktoring dla klientów E100 to nowa usługa, która może przyczynić się zdecydowanego zwiększenia płynności finansowej Twojej firmy i przyśpieszyć wypłatę środków z Twoich faktur nawet o 90 dni.