Julia Hajecka

Kierowca z Ukrainy - jak zatrudnić w 2022 roku? Dokumenty i formalności, o których musisz wiedzieć.

Kierowcy z Ukrainy stanowią bardzo ważną część wszystkich pracowników zatrudnionych w Polsce na tym stanowisku. Pod koniec 2021 roku w naszych kraju było wydanych łącznie ponad 132 tys. świadectw kierowców, czyli dokumentów niezbędnych do zatrudnienia kierowcy spoza Unii Europejskiej. Aż 75% z nich stanowili właśnie obywatele Ukrainy. Oczywiście sytuacja diametralnie zmieniła się po inwazji Rosji na Ukrainę w lutym tego roku. Znaczna część kierowców wróciła wówczas do kraju, aby wziąć udział w jego obronie. Aby zaadaptować rynek pracy do nowej rzeczywistości geopolitycznej, nastąpiły ważne zmiany w polskich przepisach. Jak dziś wygląda procedura zatrudnienia kierowcy z Ukrainy? Jakie kroki musi podjąć polski pracodawca, aby cały proces był zgodny z przepisami? Odpowiadamy.

Zatrudnianie kierowcy z Ukrainy przed marcem 2022

Zanim powstała specustawa mająca pomóc obywatelom Ukrainy, kierowców z tego kraju obowiązywała ustawa z 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Jakie były jej najważniejsze założenia?

Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi

Aby nie przechodzić długiej i skomplikowanej procedury ubiegania się o zezwolenie na pracę, pracodawca mógł skorzystać z uproszczonego trybu. Tym trybem było złożenie w Powiatowym Urzędzie Pracy oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. Co dawało pracodawcy złożenie takiego oświadczenie?

• Po pierwsze: cudzoziemiec mógł na podstawie oświadczenia legalnie pracować w Polsce przez 6 miesięcy.
• Po 3 miesiącach pracy kierowcy, pracodawca mógł wystąpić do wojewody z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt i pracę. Dotyczyło to jednak tylko cudzoziemców zatrudnionych na umowie o pracę.
• Wojewoda mógł wydać zezwolenie w trybie uproszczonym, czyli bez sprawdzania czy na dane stanowisko nie udało się zatrudnić pracownika z polskim obywatelstwem.

• W czasie oczekiwania na decyzję wojewody, kierowca mógł legalnie pracować w Polsce, nawet jeśli minęło 6 miesięcy od złożenia przez pracodawcę oświadczenia. Warunkiem było jednak to, że pracodawca złożył wniosek o zezwolenie na pracę lub na pobyt i pracę w czasie, gdy było jeszcze ważne oświadczenie.

Co ważne, pracodawca był zobowiązany złożyć oświadczenie przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. To istotne, ponieważ na podstawie tego dokumentu, kierowca, jeszcze przed wjazdem do Polski, musiał uzyskać w konsulacie wizę. Bez wizy przekroczenie granicy z Polską nie było możliwe.

Taki tryb zatrudniania miał swoje plusy. Przede wszystkim skracał i upraszczał cały proces. Jego minusem było natomiast to, że jeśli pracodawca nie wystąpił przez okres 6 miesięcy o zezwolenie na pracę, to kierowca musiał po upływie 6 miesięcy wrócić do kraju. Jeśli chciał kolejny raz znaleźć zatrudnienie w Polsce, mógł to zrobić na podstawie kolejnego oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi.

Istotna zmiana nastąpiła na początku tego roku. Od 01 stycznia 2022 r. pracownik z Ukrainy mógł legalnie pracować w Polsce na podstawie oświadczenia już nie 6, a 24 miesiące. Po tej zmianie szybko jednak nastąpiła kolejna. W związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie, przygotowano specustawę, która zmieniła procedurę zatrudniania pracowników z tego kraju.

Specustawa z marca 2022 – co się zmieniło?

Ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa w dużym stopniu wpłynęła na proces zatrudniania pracowników z Ukrainy. Co ciekawe - obowiązuje ona z mocą wsteczną, czyli dotyczy wszystkich obywateli Ukrainy, którzy przekroczyli granicę z Polską od 24 lutego 2022 r.

Najważniejsza zmiana – pracodawca nie musi już składać do Powiatowego Urzędu Pracy oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi przed zatrudnieniem kierowcy. Może skorzystać z nowej formuły i złożyć do urzędu jedynie powiadomienie o podjęciu pracy. Czym ono się różni od oświadczenia?

Powiadomienie o podjęciu pracy - najważniejsze informacje

• Na podstawie takiego powiadomienia kierowca może legalnie pracować w Polsce aż do 31.08.2023 roku. Nie wiemy jeszcze czy ten termin zostanie wydłużony. Wszystko zależy od tego jak będzie rozwijać się sytuacja wojenna u naszego wschodniego sąsiada i czy pomoc Polski obywatelom Ukrainy będzie w przyszłym roku nadal niezbędna.
• Komisja Europejska ogłosiła w październiku 2022 r. decyzję o przedłużeniu obowiązywania dyrektywy o ochronie tymczasowej dla ukraińskich uchodźców w Unii Europejskiej co najmniej do marca 2024 r. Jak dotąd, w Polsce nie zapadła jednak jeszcze decyzja o przedłużeniu ważności powiadomienia o podjęciu pracy do marca 2024 r. Wciąż obowiązuje więc termin 31.08.2023 r.

• Powiadomienie dotyczy nie tylko obywateli Ukrainy, którzy chcą rozpocząć pracę w Polsce, ale też ich współmałżonków niemających ukraińskiego obywatelstwa. Warunkiem jest jednak to, że współmałżonek przekroczył granicę z Polską od 24.02 i miało to związek z działaniami wojennymi w Ukrainie.
• Powiadomienie pozwala Ukraińcom na legalną pracę tylko w Polsce. Jeśli więc kierowca będzie pracował w transporcie międzynarodowym i jeździł po innych krajach Unii Europejskiej, to musi uzyskać specjalną naklejkę wizową. Wniosek o taką naklejkę składa się w Polsce, w Urzędzie Wojewódzkim. Ważność naklejki to maksymalnie 12 miesięcy.
• Jeśli kierowca zmieni pracodawcę, to nowy pracodawca musi złożyć nowe powiadomienie o podjęciu pracy.
• Od momentu rozpoczęcia pracy przez kierowcę pracodawca ma 14 dni na złożenie powiadomienia do Urzędu Pracy.

Kiedy powiadomienie a kiedy oświadczenie?

To jaką drogę formalną powinien obrać pracodawca chcący zatrudnić cudzoziemca zależy od tego od kiedy kierowca przebywa w Polsce. Jeśli przekroczył granicę z Polską 24 lutego 2022 r. lub później, to pracodawca ma tylko jedną ścieżkę - musi złożyć do Urzędu Pracy powiadomienie o podjęciu pracy.

Jeśli zaś kierowca przebywał w Polsce przed 24 lutym 2022 r. to pracodawca ma dwie możliwości: albo składa oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi (ważne przez 24 miesiące), albo powiadomienie o podjęciu pracy.

Które rozwiązanie będzie dla niego korzystniejsze?

Banners block

Pierwsza różnica polega na tym, że złożenie powiadomienia jest bezpłatne. Oświadczenie kosztuje natomiast 100 zł. Na plus powiadomienia przemawia też to, że składa się je już po zatrudnieniu cudzoziemca. Do małych minusów możemy zaliczyć to, że sytuacja w Ukrainie jest dynamiczna i przepisy mogą się w każdej chwili zmienić. Pracodawca zatrudniający na podstawie oświadczenia powinien więc trzymać rękę na pulsie i na bieżąco sprawdzać czy przepisy nie uległy zmianie.

Zatrudnianie kierowcy z Ukrainy krok po kroku

Jak już wspomnieliśmy wyżej, wobec kierowców przebywających w Polsce od 24.02.2022 pracodawca ma tylko jedną ścieżkę zatrudnienia. W przypadku kierowców, którzy przyjechali do Polski przed wybuchem wojny, legalizację zatrudnienia można przeprowadzić na 2 sposoby. Na infografice poniżej przedstawiamy jak wygląda schemat w obydwu przypadkach.

O czym jeszcze musi pamiętać pracodawca?

Tak samo jak w przypadku polskich kierowców, zatrudniając cudzoziemców pracodawca musi pamiętać o formalnościach takich jak badania medycyny pracy, zgłoszenie do ZUS-u czy szkolenie BHP. Kierowca musi też, tak samo jak polski pracownik, posiadać świadectwo kwalifikacji zawodowej. W stosunku do ukraińskich kierowców muszą jednak zostać spełnione dodatkowe wymagania. Jakie?

Świadectwo kierowcy

Specustawa z marca nie zniosła obowiązku posiadania przez kierowców spoza UE tego dokumentu. Świadectwo kierowcy wydawane jest przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego i obowiązuje maksymalnie przez okres pięciu lat. Wniosek o ten dokument składa pracodawca i w razie zmiany miejsca pracy, nowy pracodawca musi złożyć nowy wniosek.

Polskie prawo jazdy

Aktualne przepisy pozwalają na posługiwanie się ukraińskim prawem jazdy przez pierwsze 18 miesięcy zatrudnienia w Polsce. Potem należy zawnioskować o polskie prawo jazdy. Co ważne, w związku z wojną w Ukrainie, ważność ukraińskich praw jazdy została automatycznie przedłużona do 31.12.2022 r. Jeśli więc po 24 lutym ważność prawa jazdy kierowcy wygasła, to może on nadal posługiwać się dokumentem do końca roku 2022.

Zaświadczenie A1

Zaświadczenie A1 jest potwierdzeniem, że pracodawca opłaca kierowcy składki ubezpieczeniowe do ZUS. Dokument jest niezbędny wówczas, gdy kierowca wykonuje transport na terenie innych niż Polska krajów Unii. Z wnioskiem do ZUS o wydanie zaświadczenia A1 może wystąpić zarówno pracodawca, jak i sam pracownik.

Pracownicy z Ukrainy w Polsce – statystyki

Obywatele Ukrainy mają dziś bardzo duży wpływ na polski rynek pracy. Przed wojną, w Polsce pracowało około 1,5 mln osób z tego kraju. Po rosyjskiej inwazji, do Ukrainy wróciło około 400 tysięcy osób. Jednocześnie, z danych Straży Granicznej wynika, że od 24 lutego granicę z Polską przekroczyło prawie 7 milionów obywateli Ukrainy! Około 3 miliony z nich zostało w Polsce. Z kolei około 850 tysięcy Ukraińców jest aktualnie zarejestrowanych jako poszukujący pracy. To wielkie wyzwanie dla polskiego rynku pracy, choć nie dotyczy bezpośrednio zawodu kierowcy. W Polsce nadal są bardzo duże niedobory pracowników w transporcie i osoby chętne do pracy jako zawodowy kierowca szybko znajdą zatrudnienie.