Jak skuteczne zarządzać flotą samochodów ciężarowych w firmie?
Jak skuteczne zarządzać flotą samochodów ciężarowych w firmie?
Zarządzanie flotą samochodową to trudne zadanie, wymagające doświadczenia, kreatywności, wiedzy i opanowania. Wskazane jest też długofalowe podejście do planowania oraz przewidywanie skutków podejmowanych działań. W tym tekście wskażemy porady, które pomogą sprawić, że flota samochodowa będzie zarządzana efektywnie i bezpiecznie.
Na czym polega zarządzenie flotą pojazdów? Ogólnie rzecz ujmując jest to dbałość o jakość floty i obniżanie kosztów jej eksploatacji przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów trwałości pojazdów oraz wykonywania celów produkcyjnych. Pod tą definicją kryje się jednak szereg zadań.
Flota samochodowa w firmie transportowej – z czym wiąże się zarządzanie takową?
Do flotowca (bo tak najczęściej nazywa się osoba, która zarządza flotą) oczekuje się szeregu różnego rodzaju aktywności. Jakie obowiązki ma taki pracownik?
· Dbanie o terminową wymianę opon – flotowiec planuje wizyty u wulkanizatora. Musi też zadbać o zakup odpowiedniego ogumienia (jeżeli stare nie powinno być już użytkowane), a także dokładne wyznaczenie terminów tak, aby nie utrudniać funkcjonowania floty.
· Przeglądy i naprawy – podobnie jak w przypadku opon, do obowiązków flotowca należy wysyłanie samochodów na okresowe badania techniczne i przeglądy. Jeżeli są takie wymagania, to należy również pamiętać o sukcesywnej naprawie pojazdów, bez zbędnej zwłoki.
· Monitorowanie jakości aut i serwisowania – do obowiązków flotowca należy też kontrola stanu technicznego pojazdów i sprawdzanie, czy serwisy wywiązują się z podejmowanych przez nich zadań na bieżąco.
· Akceptacja lub kwestionowanie czynności serwisowych – to od flotowca zależy czy naprawa warsztatowa będzie reklamowana czy akceptowana.
· Tworzenie raportów i analiz z zadań – wszystkie prace muszą być odpowiednio zaraportowane, a z wyników flotowiec powinien wyciągnąć wnioski.
Poza tym zarządzanie flotą samochodową wymaga też przygotowania wszystkich zmiennych tak, aby koszt eksploatacji pojazdu był jak najniższy. Pod tym kryje się znalezienie najbardziej korzystnego ubezpieczenia samochodowego, warsztatów samochodowych oraz kontrolowanie spalania pojazdów tak, aby koszt oleju napędowego czy benzyny nie przekraczał ustalonego budżetu, a nawet był stosunkowo niższy.
Jak widzimy, obowiązki osoby, która odpowiada za flotę samochodową są bardzo rozbudowane. Niekiedy zajmują mnóstwo czasu, a mimo to efekty nie są zadowalające. W jaki sposób zmienić planowanie prac nad flotą w skuteczny i efektywny system?
Przygotujmy harmonogram prac i bazujmy na systemie
Jeżeli chodzi o kwestie wymian opon czy przeglądów, to warto korzystać z dostępnego oprogramowania do zarządzania flotą pojazdów. Co to oznacza? Systemy informatyczne pomogą w planowaniu dat zmian kół czy okresowych napraw. Na początku naszym zadaniem będzie prowadzenie całej floty do systemu i określenie, jakie punkty najbardziej nas interesują. Następnym krokiem jest wprowadzanie zmiennych takich jak np. przebieg, naprawy bieżące i podobne. Pożądane jest też określenie obowiązków danego pojazdu. System pomoże w zaplanowaniu dat przeglądów i wymian w taki sposób, aby nie kolidował on z serwisami innych pojazdów, a przy okazji, żeby wszystko odbywało się efektywnie i płynnie.
Druga kwestia to eliminacja potencjalnych hamulcowych przy dotychczasowych pracach przy zarządzaniu flotą. Co to oznacza? Powinniśmy usunąć wszystkie czynniki, które przeszkadzały w efektywnym funkcjonowaniu i pracy pojazdów. Nazywa się to optymalizacją narzędzi i eliminacją kosztów funkcjonowania floty. Chodzi między innymi o zmianę nieskutecznych i opóźniających pracę warsztatów na lepsze lub tańsze, korzystanie z innych części, jeżeli dotychczasowe zbyt szybko zawodzą lub dogłębne sprawdzenie stanu pojazdów i analiza dlaczego pojazd jednego z pracowników psuje się dużo szybciej, niż ma to miejsce w innych przypadkach.
Analizujmy na bieżąco wszystkie raporty!
Jeżeli zajmujemy się flotą samochodów, to powinniśmy szczegółowo sprawdzać efektywność naszej pracy i wyłapywać słabe punkty. Może się zdarzyć, że pracownicy wymagają szkolenia ze sprawnej obsługi serwisowej swoich pojazdów i to wpływa na opóźnione dostawy produktów. Nie każdy zna takie pojęcia jak poprawna eksploatacja opon czy ekodriving.
Raporty mogą być wygenerowane również przez wspomniany przez nas wcześniej system zarządzania flotą pojazdów, co wpłynie na ich obiektywizm i realnie wskaże nam kwestie, które możemy dość szybko poprawić.
Kontroluj stawki ubezpieczeniowe i za paliwo
Ważną kwestią dotyczącą zarządzania flotą pojazdów jest opłata za ubezpieczenia. Flotowiec nie powinien polegać wyłącznie na jednej propozycji ubezpieczenia, którą otrzyma od dotychczasowej firmy. Stawki z roku na rok się zmieniają, a więc konieczna jest obserwacja cen. Może się okazać, że towarzystwo, które w ubiegłym roku zaproponowało nam niekorzystne rozwiązanie, w tym ma najniższą cenę – zarówno na ubezpieczenie OC jak i autocasco.
Pamiętajmy również o tym, że inne są obliczenia dla aut powyżej i do 3,5 tony. Zwracajmy na to baczną uwagę! Nad ubezpieczeniem warto pochylić się dłużej, bo może znacznie obniżyć koszt obsługi floty.
Druga sprawa to spalanie pojazdów. Flota samochodowa (w zależności od wielkości) opiera się na budżecie, który w większości generuje wydatki na paliwo. Sukcesywne zmniejszanie kosztów paliwa to skuteczne zarządzanie flotą samochodową w firmie. Jak zmniejszyć wydatki na tę część? Po pierwsze, uczmy kierowców zasad ekodrivingu. Planistom zwracajmy uwagę na tworzenie tras, które będą dawały szansę na brak korków, mniejszą liczbę kilometrów, a przede wszystkim – trasę bez pustych przebiegów!
Na koniec wspomnijmy o narzędziu jakim jest karta paliwowa i wiążące się z tym profity. To narzędzie, które usprawni zarządzanie flotą pojazdów ciężarowych. Po pierwsze, karta paliwowa umożliwia sprawne tankowanie kierowcom, którzy są w nią wyposażeni. Nie ma już konieczności dodatkowych rozliczeń. Co więcej, cena zaproponowana przez zarządzających takimi kartami za litr jest znacznie niższa niż w przypadku standardowego tankowania na stacjach. Przy zarządzaniu flotą, która porusza się np. po terenie całej Unii Europejskiej, karta paliwowa da możliwość sprawnego korzystania ze stacji benzynowych w większości krajów wspólnoty. Łatwiejsze rozliczenie, szybsze tankowanie i prosta obsługa efektywnie wpłyną na proces zarządzania flotą i poprawi możliwości firmy.
Trudna, ale satysfakcjonująca praca
Jak widać, flotowiec ma wiele obowiązków – niezależnie czy zarządza jednym pojazdem czy wieloma. W każdym z tych przypadków powinien jednak ułatwiać sobie pracę, co przekłada się pozytywnie na finanse firmy. Koszt obsługi floty jest często bardzo duży, stąd właścicielom przedsiębiorstwa powinno zależeć na optymalizacji kosztów, przy jednoczesnym zachowaniu bardzo wysokiego standardu obsługi klienta. Pamiętajmy, że to ostatnie nie może ucierpieć na żadnym etapie zarządzania flotą pojazdów!
