czwartek, 26 maja, 2022
Strona główna E100

Udostępnij artykuł

6 maja 2022 r.

Nowe zasady fakturowania. E-Faktury w transporcie. Zmiany od 2022 roku


Do 2022 roku przedsiębiorcy samodzielnie ustalali w jaki sposób chcą wystawiać faktury, chociaż już pod pełnym nadzorem państwa (chodzi między innymi o wysyłane do urzędów skarbowych Jednolite Pliki Kontrolne). Od bieżącego okresu rozliczeniowego może być trochę inaczej - wynika to z ciągłych zmian w systemie podatkowym, które aktualnie wdraża rząd.

Jak wygląda fakturowanie w 2022 roku?

Otóż przedsiębiorcy działający w branży transportowej i nie tylko mają możliwość wyboru jednej z trzech metod dotyczących wystawiania faktur.

  • e-faktury – wystawiane za pomocą dotychczasowych programów dla przedsiębiorców, wysyłane w formie wirtualnej np. wiadomości mailowych lub specjalnych systemów. To bardzo powszechnie spotykana forma fakturowania – również w 2022 roku.
  • faktury papierowe – wypisywane na specjalnych blokach, muszą zawierać dane takie jak dane odbiorcy, nadawcy, podatek (np. VAT, jeżeli faktura go dotyczy) oraz przedmiot faktury i sposób płatności. Faktury papierowe spotykane są najczęściej przy produktach i usługach, realizowanych w sposób standardowy (bezpośrednio, w kontakcie fizycznym między kontrahentami). Niektórzy przewoźnicy korzystają z tego typu faktur.
  • e-faktury wystawiane poprzez Krajowy System e-Faktur – to nowy typ e-faktury w transporcie i innych branżach. Przedsiębiorca wystawia w nim faktury przy pomocy krajowego systemu.


Poza samym sposobem na wystawienie e-faktury, obowiązek przedsiębiorców zmienił się również pod względem treści dokumentu fiskalnego i zasad związanych z fakturowaniem. Otóż na fakturach jednostkowych nie trzeba już wprowadzać cen jednostkowych netto (co miało miejsce również przy usługach transportowych). Do 60 dni wydłużono też termin, który umożliwia wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości i części zapłaty (jeszcze w 2021 roku było to 30 dni).

Inne są również zasady wystawiania duplikatów faktur. Od stycznia 2022r. przedsiębiorcy nie są zobligowani do wystawiania drugiej wersji faktury w oznaczeniu „duplikat”. W praktyce to od wystawiającego zależy, czy dokona on właśnie takiego oznaczenia. Może to być jednak pomocne w księgowaniu w/w dokumentów finansowych. Jeżeli jednak system nie może wystawić tego rodzaju oznaczenia, to na ten moment nie jest to dla nas obowiązkowe.

Pamiętajmy również o zmianach zasad w rozliczeniu spotykanych np. w eksporcie faktur in minus. Do końca 2021 roku przedsiębiorcy mogli samodzielnie wybierać sposób rozliczenia tych dokumentów, jednak teraz konieczne jest zapoznanie się z nowymi zasadami i rozliczenie dokumentów właśnie w ten sposób. Przedsiębiorcy muszą uzasadnić przyczynę pierwotną i przyczynę wtórną korekty transakcji zagranicznej, aby ta została uznana przez KAS. To oznacza, że np. do faktury korygującej koniecznie trzeba posiadać dokumenty potwierdzające zmniejszenie skarbowe.

Czym jest krajowy system e-faktur i jak działa?

Wróćmy do największej zmiany związanej z fakturowaniem w 2022 roku, której najbardziej rozwiniętym narzędziem jest Krajowy System E-Faktur. To krajowy system, który pozwala na wystawienie dokumentów fiskalnych, przesłanie ich swoim kontrahentom oraz przechowywanie ich na wirtualnym serwerze. Zmiany procedowano od dawna, a do ich wdrożenia zobowiązała Polskę Komisja Europejska. W założeniu mają uprościć system fakturowania, zwiększyć ściągalność środków z e-faktury (co dziś – szczególnie w branży transportowej jest często problemem), a także uszczelnić system podatkowy Unii Europejskiej.

Jak działają narzędzia e-faktur w krajowym systemie? Według ustawowej definicji, wystawiony za pomocą KSeF dokument to faktura ustrukturyzowana. Ma mieć format XML, zgodny z systemem FA_VAT. Z KSeF skorzystać mogą przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, są zwolnieni z podatku od towarów i usług lub działają zgodnie z unijną procedurą OSS i posiadają polski Numer Identyfikacji Podatkowej.

Czy system to narzędzie do wystawiania faktur w formie dokumentu, udostępnione przez Ministerstwo Finansów? Nie do końca. Chociaż MF myśli nad stworzeniem specjalnego, darmowego systemu do tworzenia dokumentów finansowych (MF e-Mikrofirma ma być jednak dostępna wyłącznie dla mikroprzedsiębiorstw), to w obowiązku podatnika będzie znalezienie oprogramowania (lub aktualizacja dotychczasowego) na wersję, która umożliwia połączenie i zintegrowanie się z KSeF. W praktyce więc przedsiębiorca z branży transportu będzie wystawiał fakturę np. przy pomocy wybranego przez siebie oprogramowania, które ma możliwość połączenia z systemem KSeF. Warto dodać, że KSeF dotyczy tylko e-faktury.


W jaki sposób można dostarczać takie e-faktury? Rozporządzenie wskazuje dwie drogi:

  • Jeżeli kontrahent zgodzi się na działanie w ramach KSeF – w takim przypadku faktura zostanie automatycznie dostarczona odbiorcy po wystawieniu dokumentu, przy pomocy narzędzi KSeF. Podatnik wystawiający fakturę jest jednak zobowiązany do zapytania o wyrażenie zgody na dostarczenie takich faktur poprzez system - po zalogowaniu.
  • W przypadku, gdy kontrahent nie wyrazi zgody – w takim przypadku dokument i tak jest ewidencjonowany za pomocą KSeF, natomiast powinien być dostarczony kontrahentowi inną drogą np. za pomocą mailowego PDFa lub w formie fizycznej.
    Ważne jest to, że w drugim przypadku faktura i tak będzie miała formę ustandaryzowaną, czyli wystawiający zachowa prawo do szybszego (40-dniowego) zwrotu podatku VAT czy rozliczania faktur in minus bez dodatkowej dokumentacji. System będzie przechowywał faktury przez 10 lat od momentu wystawienia.

W jaki sposób możemy skorzystać z KSeF?

Na początku musimy zaktualizować lub zmienić nasze oprogramowanie do wersji uwzględniającej KSeF. Następnie przy pomocy strony internetowej Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/ksef/) powinniśmy zalogować się do systemu i uwierzytelnić nasze konto. Dopiero wtedy otrzymamy możliwość połączenia go z oprogramowaniem.
Po połączeniu wystawiamy e-faktury zgodnie z wytycznymi naszego oprogramowania. Jeżeli odbiorca się zgodzi, możemy automatycznie wysłać dokument przez system, a ten uwzględni odbiór. W innym przypadku dokument będzie miał charakter faktury ustandaryzowanej, ale konieczne będzie wygenerowanie pliku PDF i dostarczenie go odbiorcy w innej formie (np. przy pomocy wiadomości mailowej).

Jakich dokumentów nie wyślemy przy pomocy KSeF?

Istnieje kilka rodzajów dokumentów finansowych, których KSeF nie będzie obsługiwał. Jakie to dokumenty?

  • Faktury pro forma – nie są traktowane przez fiskusa jako pełnoprawne dokumenty finansowe, a wyłącznie forma oferty niezobowiązującej do regulowania należności.
  • Faktury VAT RR – wystawiane przez nabywców płodów rolnych.
  • Noty korygujące – tego typu dokumenty będą wystawione w standardowej, dotychczas nam znanej formie rozliczeniowej.
  • Faktury uproszczone czy bilety – uznane poprzez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jako faktury i rozliczane tak w trakcie księgowania, jednak mające cechy innych dokumentów fiskalnych (np. paragony z NIP nabywcy).

Zalety i wady e faktury – co warto wiedzieć?

E-faktury w transporcie wystawiane przy pomocy KSeF mają sporo zalet, ale też wad. Jakie korzyści wynikają z funkcjonowania tego rozwiązania?

  • Otwarta forma i dostęp dla podmiotów trzecich – dostęp do faktur będą miały od razu biura rechunkowe, co usprawni ich pracę i zwiększy efektywność.
  • Prosty system rozliczania faktur korygujących – bez gromadzenia dodatkowej dokumentacji.
  • Brak konieczności przechowywania faktur w formie papierowej czy na dyskach – to KSeF będzie odpowiadał przez 10 lat za archiwizację dokumentów.
  • Uproszczenie kontroli skarbowych – w razie kontroli organy nadzorujące będą miały zdalny dostęp do dokumentacji.
  • Szybki zwrot VAT – do 40 dni lub, jak zakładają plany Ministerstwa Finansów, nawet szybciej.
  • Uznanie faktury za doręczoną – to pozwoli na efektywniejsze ściąganie zadłużenia, wynikające z nieopłaconych faktur.

Istnieje również szereg trudności i wad rozwiązania, jakim jest Krajowy System e-Faktur. Na jakie mogą napotkać przedsiębiorcy z branży transportu?

  • Konieczność inwestycji w oprogramowanie – być może konieczna będzie zmiana systemu, w innym razie (najpewniej płatna) aktualizacja. Wyłącznie mikrofirmy będą miały dostęp do systemu MF.
  • Problem ze zgodą odbiorcy faktury – wyłącznie zgoda odbiorcy daje możliwość dostarczenia mu faktury za pomocą KSeF i odnotowania dostarczenia dokumentu w systemie.
  • Okrojona możliwość wystawiania niektórych dokumentów – np. dotyczy to not korygujących, których nie będzie można wystawić.
  • Trudniejsza anulacja faktury – jeżeli dokument zostanie uznany przez system za dostarczony, to nie będzie można go anulować. Tu jedyną możliwością jest wystawienie korekty faktury. To zwiększa niekiedy biurokrację.

Oczywiście, organy podatkowe będą miały też natychmiastowy dostęp do dokumentów księgowych, jednak ta „wada” dotyczy tylko nieuczciwych pracowników.

Czy e faktury to obowiązek? Odpowiadamy!

W 2022 roku e-faktury nie będą jeszcze obowiązkowe, podobnie jak korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast jest bardzo prawdopodobne, że w najbliższym czasie sytuacja ta się zmieni. Komisja Europejska chce aby od 2023 roku system był obligatoryjny dla przedsiębiorców w całej Unii Europejskiej, również w Polsce.

Czy konieczne jest zgłaszanie korzystania z systemu do urzędów skarbowych? Nie ma takiego obowiązku. Skarbówka będzie wiedziała o naszej pracy na systemie poprzez uwierzytelnienie konta. Koniecznością dla podatnika jest natomiast podanie podmiotów, które mają wgląd do wystawianych faktur – np. naszego biura rachunkowego.

Jak widać, rozwiązanie KSeF może pomóc branży transportowej, np. przy ściągalności należności za faktury. Jednocześnie jednak z pewnością zwiększy koszty, ze względu na konieczność zmiany oprogramowania do wystawiania faktur. A jak wiele firm jest zainteresowanych korzystaniem z systemu? Na ten moment system działa od niespełna trzech miesięcy i trudno mówić z jakim odbiorem się przyjmie. Na takie informacje będziemy musieli poczekać.

Karta paliwowa E100 oraz karta paliwowa Power Max to rozwiązania, z których korzysta już ponad 150 000 kierowców firm transportowych oraz małych i średnich firm lokalnych. Regularnie rozbudowywana sieć akceptacji umożliwia tankowanie na 18 000 stacji w 32 krajach. Dodatkowe usługi takie jak opłaty drogowe czy zwrot podatku VAT i akcyzy pozwalają w połączeniu z kartą na duże oszczędności i wygodne zarządzanie kwestiami administracyjnymi. Infolinia 24/7 oraz indywidualny opiekun dbają, aby klient miał pełną kontrolę oraz wiedzę nad wszystkimi swoimi usługami. Faktoring dla klientów E100 to nowa usługa, która może przyczynić się zdecydowanego zwiększenia płynności finansowej Twojej firmy i przyśpieszyć wypłatę środków z Twoich faktur nawet o 90 dni.

Udostępnij

Popularne artykuły