poniedziałek, 20 września, 2021
Strona główna E100

Udostępnij artykuł

15 czerwca 2021 r.

Jak korzystać z karty paliwowej za granicą? Tankowanie za granicą

Niekiedy tankowanie ciężarówki za granicą będzie konieczne, nawet jeżeli w rejon poza Polskę wjedziemy z pełnym bakiem. Dotyczy to między innymi transportu kabotażowego, który wymaga niekiedy dłuższych tras, np. w głąb Europy. Z tego względu rozliczenie faktur czy umiejętne posługiwanie się kartą paliwową może być niezwykle ważne w kwestii optymalizacji kosztów firmy i oszczędności.

Tankowanie za granicą – co trzeba wiedzieć?

Sposób tankowania pojazdu praktycznie nie różni się od tego w Polsce. Inny może być natomiast dostęp do paliw. O ile w przypadku oleju napędowego nie będzie trudno, to już zróżnicowany dostęp do LPG czy CNG zależy od rejonu świata w jaki jedziemy. Tankowanie gazu za granicą może wymagać też specjalnych przejściówek – wyróżniamy cztery główne rodzaje czyli włoską (stosowana również między innymi w Polsce, Czechach czy w Niemczech), holenderską (Skandynawia, Wielka Brytania, Holandia), ACME (Belgia, Irlandia) oraz rosyjską (Rosja, częściowo też Białoruś i Ukraina).

Możliwe, że stacje benzynowe będą posiadały swoje końcówki, ale jeżeli nasz pojazd porusza się na gaz, to przed wyjazdem za granicę powinniśmy zaopatrzyć się w swoje przejściówki – żeby nie było problemu z napełnieniem zbiornika.

Pamiętajmy, żeby przed wyruszeniem w trasę zrobić kompleksowy przegląd układu paliwowego oraz instalacji gazowej (jeżeli takowa jest w pojeździe) oraz wymienić filtry, bo paliwo zagranicą może być naprawdę różnej jakości.

Jak rozliczać faktury za tankowanie paliwa za granicą?

Przejdźmy teraz do ważniejszych kwestii, związanych z księgowością. Paliwo – niezależnie od miejsca tankowania, zawsze będzie kosztem prowadzenia działalności dla naszej firmy (lub firmy, w której aktualnie pracujemy). Niezbędny jest jednak poprawnie wystawiony dokument fiskalny potwierdzający jego zakup oraz późniejsze odpowiednie księgowanie takiego dokumentu.

Zacznijmy od tego, że paliwo jest według prawa podatkowego traktowane jako towar. Jego tankowanie nie jest jednak standardowym nabyciem towaru czyli nie podlega WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru). To oznacza, że podatek VAT z faktury zagranicznej związanej z tankowaniem paliwa opłacany jest według przepisów wewnętrznych kraju w którym tankujemy. To oznacza, że po przyjeździe do Polski nie musimy zgłaszać urzędnikom nabycia paliwa, a możemy normalnie wystąpić o zwrot zapłaconego podatku w kraju, w którym zatankowaliśmy.

Na fakturze powinny pojawić się oczywiście pełne dane firmowe oraz NIP w wersji europejskiej. Tylko w ten sposób można mówić o kompletnym dokumencie, który będzie stanowił podstawę rozliczenia podatku.

Co ważne, od takiej faktury nie będziemy mogli odliczyć VAT w Polsce. Nie jest to realne, gdyż po prostu po stronie polskiego fiskusa nie ma z niej wpływów. Natomiast faktura będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu do podatków dochodowych. Warto więc uwzględnić ją przy rozliczeniach w ten sposób.

A co z płatnością?

Tankowanie ciężarówki zagranicą wiąże się najczęściej ze sporym wydatkiem. W jaki sposób regulować należność za taką fakturę? Rzadko która stacja benzynowa w Polsce, a co dopiero zagranicą umożliwi płatność odroczoną na podstawie dokumentu. Nie mamy więc co liczyć na to, że pracownik stacji wystawi nam fakturę np. z 3-dniowym lub tygodniowym terminem płatności.

W jaki sposób regulować więc płatność za tankowanie za granicą? Najpopularniejsza forma polega na płaceniu kartą debetową własnego banku. Tu jednak pojawią się problemy. Po pierwsze, jeżeli w trasę rusza kierowca, to nie zawsze ma on odpowiednie fundusze na tankowanie i trzeba mu je przekazać. Jeżeli ma on takowe, to na podstawie faktury trzeba będzie mu je zwrócić (co w przypadku niektórych form prowadzenia działalności nie jest łatwym zadaniem do zaksięgowania). Z kolei mało który przedsiębiorca zdecyduje się przekazać swoją kartę płatniczą na rzecz pracownika.

Rozwiązaniem są karty paliwowe. To prepaidowe karty płatności za paliwo. Działa to w ten sposób, że kierowca korzysta z odpowiedniej karty i ta automatycznie pobiera środki z wirtualnego konta. Co ważne, nie ma potrzeby oddawania środków na tankowanie kierowcy, a ten zawsze ma odpowiednie (i precyzyjnie wyliczone) fundusze na paliwo przy sobie.

Pamiętajmy jednak, że wybór karty paliwowej do płatności zagranicznej powinien skupiać się na możliwościach płacenia poza terenem Polski. Najlepsze karty dają możliwość tankowania nawet w odległych państwach czy tych, które leżą poza obszarem Unii Europejskiej czyli Azerbejdżan, Ukraina, Rosja. Niektóre karty posiadają też specjalne rabaty zniżkowe na europejskich stacjach, ułatwiają zwrot akcyzy za paliwo, a także mają programy pozwalające na płatność na stacjach benzynowych z odroczeniem terminu o nawet miesiąc! Karta paliwowa za granicą to naprawdę dobre rozwiązanie, jeżeli nasza flota często przekracza tereny Rzeczypospolitej.

Jak korzystać z karty paliwowej zagranicą?

Otóż nie ma wielkiej trudności w płaceniu kartą paliwową na zagranicznych stacjach. Trzeba tylko znaleźć kartę, która jest honorowana przez właścicieli obiektów, które są na szlakach tranzytu. Niektóre karty są honorowane nawet w 28 krajach, co pozwala na swobodne operowanie transakcjami.

Kierowca po tankowaniu musi dać pracownikowi stacji kartę, a następnie ten zeskanuje ją na terminalu i zaksięguje usługę. Nie są wymagane dodatkowe formalności. Zarządzający firmą wie natomiast ile środków ubyło z karty i w każdej chwili może ich dodać więcej (jeżeli jest to potrzebne), niezależnie od miejsca przebywania aktualnego posiadacza karty.

Usługa jest bezpieczna, bo nawet jeżeli karta zostanie skradziona, albo zagubiona, to znalazca nie będzie mógł jej użyć. Jest przypisana do danego pojazdu lub właściciela.

Jak rozliczać paliwo zakupione za pomocą karty paliwowej za granicą?

Karta paliwowa za granicą ułatwia nie tylko sam zakup paliwa, ale również jego rozliczenie. Pracownik nie musi brać faktury za każde tankowanie. Jak to możliwe? Otóż płatność kartą paliwową rozliczana jest poprzez firmę, która udziela usługi udostępnienia karty, a dokumenty finansowe wystawiane są w formie elektronicznej. Dopiero po danym okresie rozliczeniowym otrzymamy pełny zestaw faktur za wykonane zagranicą tankowanie.

Następnie rozliczamy je w sposób podobny jak w przypadku opłat kartą bankową. O zwrot podatku możemy ubiegać się w kraju, w którym kupiliśmy dany towar (czytaj paliwo), a w koszt uzyskania przychodu wpisujemy pozostałą wartość paliwa.

Jak widać, karta paliwowa to najlepszy sposób płacenia zagranicą za paliwo dla flot aut ciężarowych czy dostawczych. Ułatwia transakcję, zapewnia fundusze i gwarantuje dodatkowe profity (takie jak tańsza usługa faktoringu, programy rabatowe, szybsze procedury kupowania winiet). Co więcej, umożliwia pełną kontrolę wydatków i pozwala panować nad dokumentami księgowymi. Na wielu partnerskich stacjach benzynowych w Unii Europejskiej czy poza obszarem wspólnoty niekiedy daje też zniżki na zakup paliw.

Jeżeli poruszasz się po terenach poza Polską lub wysyłasz tam flotę – już teraz zorientuj się w kartach paliwowych i załóż najlepszą dla Ciebie. W ten sposób ułatwisz życie sobie, kierowcom, planistom i księgowym.

Udostępnij

Popularne artykuły