Jak korzystać z karty paliwowej za granicą? Tankowanie za granicą

Karta paliwowa za granicą umożliwia szybkie i bezpieczne opłacanie tankowania na wielu stacjach w Europie, a firmie daje wygodniejsze rozliczenia, lepszą kontrolę wydatków floty i realne wsparcie w optymalizacji kosztów. W praktyce jest to rozwiązanie szczególnie istotne dla średnich i dużych firm transportowo-logistycznych, które obsługują trasy w Polsce i innych krajach europejskich, zarządzają wieloma pojazdami oraz kosztami paliwa i opłat drogowych.

Niekiedy tankowanie ciężarówki za granicą będzie konieczne, nawet jeżeli w rejon poza Polskę wjedziemy z pełnym bakiem. Dotyczy to między innymi transportu kabotażowego, który wymaga niekiedy dłuższych tras. Z tego względu znajomość zasad korzystania z karty paliwowej, tankowania poza Polską, rozliczania faktur i płatności za paliwo ma bezpośredni wpływ na wygodę kierowców, prawidłowe rozliczenia podatkowe i codzienną kontrolę kosztów w transporcie międzynarodowym.

Tankowanie za granicą – co trzeba wiedzieć?

Sposób tankowania pojazdu praktycznie nie różni się od tego w Polsce. Inny może być natomiast dostęp do paliw. O ile w przypadku oleju napędowego nie będzie trudno, to już zróżnicowany dostęp do LPG czy CNG zależy od rejonu świata w jaki jedziemy. Tankowanie gazu za granicą może wymagać też specjalnych przejściówek – wyróżniamy cztery główne rodzaje czyli włoską (stosowana również między innymi w Polsce, Czechach czy w Niemczech), holenderską (Skandynawia, Wielka Brytania, Holandia), ACME (Belgia, Irlandia).

Możliwe, że stacje benzynowe będą posiadały swoje końcówki, ale jeżeli nasz pojazd porusza się na gaz, to przed wyjazdem za granicę powinniśmy zaopatrzyć się w swoje przejściówki – żeby nie było problemu z napełnieniem zbiornika.

Pamiętajmy, żeby przed wyruszeniem w trasę zrobić kompleksowy przegląd układu paliwowego oraz instalacji gazowej (jeżeli takowa jest w pojeździe) oraz wymienić filtry, bo paliwo zagranicą może być naprawdę różnej jakości.

Jak rozliczać faktury za tankowanie paliwa za granicą?

Przejdźmy teraz do ważniejszych kwestii, związanych z księgowością. Paliwo – niezależnie od miejsca tankowania, zawsze będzie kosztem prowadzenia działalności dla naszej firmy (lub firmy, w której aktualnie pracujemy). Niezbędny jest jednak poprawnie wystawiony dokument fiskalny potwierdzający jego zakup oraz późniejsze odpowiednie księgowanie takiego dokumentu. Przy korzystaniu z kart paliwowych firma nie musi gromadzić paragonów, a w praktyce także setek paragonów z trasy.

Zacznijmy od tego, że paliwo jest według prawa podatkowego traktowane jako towar. Jego tankowanie nie jest jednak standardowym nabyciem towaru czyli nie podlega WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru). To oznacza, że podatek VAT z faktury zagranicznej związanej z tankowaniem paliwa opłacany jest według przepisów wewnętrznych kraju w którym tankujemy. To oznacza, że po przyjeździe do Polski nie musimy zgłaszać urzędnikom nabycia paliwa, a możemy normalnie wystąpić o zwrot zapłaconego podatku w kraju, w którym zatankowaliśmy.

Na fakturze powinny pojawić się oczywiście pełne dane firmowe oraz NIP w wersji europejskiej, co ma znaczenie także dla podatku VAT. Tylko w ten sposób można mówić o kompletnym dokumencie, który będzie stanowił podstawę rozliczenia podatku.

Co ważne, od takiej faktury nie będziemy mogli odliczyć VAT w Polsce. Nie jest to realne, gdyż po prostu po stronie polskiego fiskusa nie ma z niej wpływów. Natomiast faktura będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu do podatków dochodowych. Warto więc uwzględnić ją przy rozliczeniach w ten sposób.

A co z płatnością?

Tankowanie ciężarówki zagranicą wiąże się najczęściej ze sporym wydatkiem. W jaki sposób regulować należność za taką fakturę? Rzadko która stacja benzynowa w Polsce, a co dopiero zagranicą umożliwi płatność odroczoną na podstawie dokumentu. Nie mamy więc co liczyć na to, że pracownik stacji wystawi nam fakturę np. z 3-dniowym lub tygodniowym terminem płatności.

W jaki sposób regulować więc płatność za tankowanie za granicą? Najpopularniejsza forma polega na płaceniu kartą debetową własnego banku. Tu jednak pojawią się problemy. Po pierwsze, jeżeli w trasę rusza kierowca, to nie zawsze ma on odpowiednie fundusze na tankowanie i trzeba mu je przekazać. Jeżeli ma on takowe, to na podstawie faktury trzeba będzie mu je zwrócić (co w przypadku niektórych form prowadzenia działalności nie jest łatwym zadaniem do zaksięgowania). Z kolei mało który przedsiębiorca zdecyduje się przekazać swoją kartę płatniczą na rzecz pracownika.

Rozwiązaniem są karty paliwowe. To prepaidowe karty płatności za paliwo, ale dostępne są też elastyczne modele rozliczeń o różnym zakresie usług. Działa to w ten sposób, że kierowca korzysta z odpowiedniej karty i ta automatycznie pobiera środki z wirtualnego konta. Dla mniejszej firmy transportowej korzystniejszy bywa model postpaid. Co ważne, nie ma potrzeby oddawania środków na tankowanie kierowcy, a ten zawsze ma odpowiednie (i precyzyjnie wyliczone) fundusze na paliwo przy sobie.

Pamiętajmy jednak, że wybór karty paliwowej do płatności zagranicznej powinien skupiać się na możliwościach płacenia poza terenem Polski. Przy wyborze karty paliwowej kluczowe są zasięg akceptacji oraz analiza struktury opłat i rabatów. To często podpowiada, jaka karta paliwowa sprawdzi się najlepiej i jaką kartę paliwową wybrać spośród dostępnej oferty. Najlepsze karty dają możliwość tankowania nawet w odległych państwach czy tych, które leżą poza obszarem Unii Europejskiej czyli Azerbejdżan, Ukraina, Rosja, dlatego warto sprawdzić zasięg sieci stacji, na jakich stacjach są akceptowane oraz czy obejmują szeroką sieć partnerską. Niektóre karty posiadają też specjalne rabaty zniżkowe na europejskich stacjach, ułatwiają zwrot akcyzy za paliwo, a także mają programy pozwalające na płatność na stacjach benzynowych z odroczeniem terminu o nawet miesiąc; wybrane oferty przewidują przy tym limity nawet do 20 000 euro. Mogą też obejmować opłaty drogowe i przejazdy autostradami w wielu krajach Europy. Karta paliwowa za granicą to naprawdę dobre rozwiązanie, jeżeli nasza flota często przekracza tereny Rzeczypospolitej.

Jak korzystać z karty paliwowej za granicą i jaką kartę paliwową wybrać?

Otóż nie ma wielkiej trudności w płaceniu kartą paliwową na zagranicznych stacjach. Trzeba tylko znaleźć kartę, która jest honorowana przez właścicieli obiektów, które są na szlakach tranzytu. Niektóre karty są honorowane nawet w 28 krajach, co pozwala na swobodne operowanie transakcjami.

Kierowca po tankowaniu musi dać pracownikowi stacji kartę, a następnie ten zeskanuje ją na terminalu i zaksięguje usługę. Nie są wymagane dodatkowe formalności. Zarządzający firmą wie natomiast ile środków ubyło z karty i w każdej chwili może ich dodać więcej (jeżeli jest to potrzebne), niezależnie od miejsca przebywania aktualnego posiadacza karty.

Usługa jest bezpieczna, bo nawet jeżeli karta zostanie skradziona, albo zagubiona, to znalazca nie będzie mógł jej użyć. Jest przypisana do danego pojazdu lub właściciela.

Jak rozliczać paliwo i dodatkowe usługi zakupione za pomocą karty paliwowej za granicą?

Karta paliwowa za granicą ułatwia nie tylko sam zakup paliwa, ale również jego rozliczenie. Pracownik nie musi brać faktury za każde tankowanie. Karta flotowa eliminuje też potrzebę gromadzenia paragonów. Jak to możliwe? Otóż płatność kartą paliwową rozliczana jest poprzez firmę, która udziela usługi udostępnienia karty, a dokumenty finansowe wystawiane są w formie elektronicznej jako jedna faktura zbiorcza, co oznacza ogromna oszczędność czasu przy rozliczeniach. Dopiero po danym okresie rozliczeniowym otrzymamy pełny zestaw faktur za wykonane zagranicą tankowanie.

Następnie rozliczamy je w sposób podobny jak w przypadku opłat kartą bankową. O zwrot podatku VAT możemy ubiegać się w kraju, w którym kupiliśmy dany towar (czytaj paliwo), a w koszt uzyskania przychodu wpisujemy pozostałą wartość paliwa.

Jak widać, karta paliwowa to najlepszy sposób płacenia zagranicą za paliwo dla flot aut ciężarowych czy dostawczych. Ułatwia transakcję, zapewnia fundusze i gwarantuje dodatkowe profity, a także realne oszczędności — od kilku do kilkudziesięciu groszy na litrze paliwa, a całościowo nawet do 41 procent. Daje też dostęp do usług dodatkowych, takich jak myjnie samochodowe, płyny eksploatacyjne, serwis pojazdów oraz opłaty drogowe. Co więcej, umożliwia pełną kontrolę wydatków i pomaga w zarządzaniu wydatkami twojej firmy, a także pozwala panować nad dokumentami księgowymi. Na wielu partnerskich stacjach benzynowych w Unii Europejskiej czy poza obszarem wspólnoty niekiedy daje też zniżki na zakup paliw.

Jeżeli poruszasz się po terenach poza Polską lub wysyłasz tam flotę – już teraz zorientuj się w kartach paliwowych i załóż najlepszą dla Ciebie. To idealne rozwiązanie dla firmy transportowej działającej za granicą. Karta E100 to jedna z najpopularniejszych kart paliwowych na rynku europejskim, oferująca dostęp do ponad 18 000 stacji paliw w całej Europie. Dzięki niej możesz korzystać z atrakcyjnych rabatów, płacić bezgotówkowo za paliwo oraz usługi oferowane na stacjach, a także otrzymywać jedną zbiorczą fakturę ułatwiającą fakturowanie i rozliczenia. Karta E100 to wygodne rozwiązanie, które wspiera zarządzanie flotą, zapewnia bezpieczeństwo użytkowników i umożliwia kontrolę wydatków w czasie rzeczywistym. To doskonały wybór dla firm, które cenią sobie profesjonalną obsługę, szeroki zasięg oraz wsparcie operatora na każdym etapie korzystania z karty.

Korzyści z korzystania z karty paliwowej E100:

• Dostęp do ponad 20 000 stacji paliw w całej Europie, co ułatwia tankowanie na trasach międzynarodowych
• Atrakcyjne rabaty na paliwo i usługi dodatkowe
• Możliwość bezgotówkowego rozliczania za paliwo oraz usługi dodatkowe, takie jak myjnie, parkingi czy opłaty drogowe
• Dwie zbiorcze faktury w miesiącu, które upraszczają księgowość i rozliczenia
• Infolinia dostępna 7 dni tygodniu, przez całą dobę
• Osobisty opiekun przypisany do każdego klienta
• Możliwość korzystania z karty w 32 krajach Europy
• Ułatwienie w zwrocie podatku VAT i akcyzy
• Możliwość rozliczania tankowania w aplikacji, bez podchodzenia do kasy
• Karta prepaid lub z limitem kredytowym