Co to jest karta paliwowa? Jak działają karty paliwowe dla firm?
Spis treści
Zauważalne na stacjach benzynowych podwyżki cen paliw wcale nie muszą oznaczać ogromnych strat dla firm, jeżeli te znają sposoby jak skutecznie obniżać stawkę za litr lanej benzyny lub ropy. W tym tekście wspomnimy o karcie paliwowej, wytłumaczymy czym jest taka usługa oraz w jaki sposób można zaoszczędzić, korzystając z jej możliwości?
Przede wszystkim zwrócimy uwagę na to, że dziś nowoczesna karta paliwowa to nie tylko usługa związana z rynkiem paliw, ale dający spore możliwości produkt, działający na kilku polach. Zapraszamy do lektury tekstu, z którego dowiesz się między innymi jakie są zalety karty paliwowej!
Dla kogo i co to jest karta paliwowa?
Na początku skupimy się na wyjaśnieniu, czym dokładnie jest karta paliwowa i dla kogo jest przeznaczona. Karta paliwowa służy do identyfikacji jej posiadacza, jako podmiotu upoważnionego do bezgotówkowego odbioru towarów i usług, a także do rejestracji dokonanych przez niego transakcji.
Dla kogo są karty paliwowe? Przede wszystkim usługa ta adresowana jest dla przedsiębiorców, którzy posiadają flotę samochodów i ich miesięczny budżet jest w dużej części pochłonięty przez wydatki na paliwo. W kartę paliwową mogą jednak zainwestować również małe firmy (np. jednoosobowe działalności gospodarcze), które dużo jeżdżą po kraju i zagranicą, wydając sporo pieniędzy na benzynę i olej napędowy lub firmy, które chcą mieć pod kontrolą wydatki na paliwo swoich pracowników.
Karty paliwowe mogą być wykorzystywane nie tylko na stacjach benzynowych, ale też na autostradach lub innych drogach płatnych, w systemach takich jak viaToll.
Karta paliwowa – jak działa w praktyce
Skoro wiemy już co to jest karta paliwowa, czas przeanalizować jak w praktyce funkcjonuje taka usługa. Otóż cały proces obsługi karty nie jest skomplikowany, nie zajmuje wiele czasu i poradzi sobie z nim praktycznie każdy przedsiębiorca.
Przede wszystkim, zamawiając kartę paliwową określamy jak dużo paliwa mniej więcej tankujemy w miesiącu. Na podstawie tego obliczane są dodatkowe rabaty i szereg innych profitów, o których wspomnimy w dalszej części tekstu. Przedsiębiorca podpisuje umowę na dostawę towarów i usług przy wykorzystaniu karty paliwowej z odpowiednim dostawcą. Uwaga – niekoniecznie musi to być sieć stacji. Najczęściej i najlepiej skorzystać z dostawców towarów i usług oferujących karty paliwowe, dzięki którym mamy możliwość skorzystania ze zniżek na większej liczbie stacji paliw i punktów usługowych w Polsce, Europie i na świecie.
Po podpisaniu umowy przedsiębiorca otrzymuje określoną liczbę kart paliwowych, które daje swoim pracownikom oraz ma je dla siebie. Karty często przypisane są do danego pojazdu, dzięki czemu kierowca nie ma możliwości zatankowania swoich prywatnych przejazdów.
Za każde tankowanie kierowca otrzyma specjalne potwierdzenie, że doszło do transakcji dostawy paliwa. Nie otrzyma za to faktury. Tę wystawi mu jego dostawca, z którym zawarł umowę na dostawę i towarów i usług przy wykorzystaniu kart paliwowych - zbiorczo, najczęściej raz w miesiącu.
Widać więc jak działają karty paliwowe dla firm – to sposób na bezgotówkowe dostawy paliw na stacjach paliw i świadczenie usług w punktach usługowych.
Jakie zalety ma karta paliwowa? Korzyści są naprawdę wymierne!
Jeżeli chcesz w przyszłości mieć kartę paliwową w swojej firmie, to warto wiedzieć jakie profity może Ci przynieść taka usługa. A jest ich naprawdę wiele! Otóż karty paliwowe dają przede wszystkim spore oszczędności względem kupowanego paliwa. Dlaczego? Wyobraź sobie, że kupujesz dany produkt w detalu i hurcie. Idąc do zwykłego sklepu zapłacisz za wybraną przez siebie rzecz drożej, niż miałbyś wziąć ją w hurtowni, w wielu sztukach.
Podobnie jest z dostawcami paliwa. Ci mają pewność, że Twoja firma zakupi u nich określoną liczbę litrów oleju napędowego, benzyny lub gazu. Zalety karty paliwowej z pewnością opierają się więc na korzyściach finansowych, które widać przy zakupie na stacji. Co ważne, najlepsze karty oferują stawki niższe o nawet kilkanaście procent! W ten sposób możesz zaoszczędzić (w zależności od wydatków na paliwo) kilka(naście lub dziesiąt) tysięcy złotych.
W przypadku natomiast tankowania zagranicą, litr paliwa może być tańszy o nawet 20 eurocentów. Z pewnością będzie to miało realny wpływ na budżet Twojej firmy. Taki sposób oszczędzania jest bardzo ważny w czasie rosnących cen paliw na całym świecie. Wystarczy, że zamawiając kartę podasz określoną liczbę litrów, jakie będziesz tankował. Im większe będzie zamówienie, tym większe korzyści. Jednak nawet tankując 100-200 litrów paliwa miesięcznie możesz już liczyć na określone rabaty na pewnych stacjach benzynowych.
Jak jeszcze korzystać z karty paliwowej, aby oszczędzać?
Oszczędności nie objawiają się wyłącznie w przypadku wydatków na paliwo. Zalety karty paliwowej wiążą się też z innymi kwestiami. Dobre karty ułatwiają np. przejazdy przez drogi płatne w Europie. Oznacza to, że korzystnie jest regulować rachunki z przejazdy zarejestrowane właśnie za pomocą kart paliwowych. Niektóre winiety są z kolei tańsze o nawet 55 procent, co daje wymierne korzyści.
Uporządkowane wydatki na paliwo ułatwiają również uzyskanie zwrotu podatku (akcyzy lub VAT) w wielu krajach w Europie. Z pewnością karta obniża więc koszt księgowości i ułatwia procedury.
Jednak karta paliwowa to nie tylko kwestia oszczędności na wydatkach bezpośrednich. To również różnorakie zniżki w programach rabatowych, łatwiejszy dostęp do tańszej pomocy drogowej (w tym specjalny program pomocy dla kierowców i ich rodzin) czy bardzo korzystne dla jej posiadaczy oferty na usługę faktoringu, który umożliwia błyskawiczną wypłatę środków z faktur bez zadłużania się.
Pamiętaj również, że dostawy towarów i usług przy wykorzystaniu kart paliwowych, co jakiś czas uruchamiają dodatkowe programy, które wpływają na oszczędzanie. Rozwijanie produktu sprawia, że wydajesz na utrzymanie swojego przedsiębiorstwa jeszcze mniej, niż pierwotnie zakładałeś. Wśród tego typu kwestii możemy wymienić między innymi liczne zniżki na myjniach samochodowych, warsztatach, sklepach z częściami do pojazdów, parkingach czy podobnych. Ich zakres jest bardzo szeroki i od Ciebie zależy jaki wariant karty wybierzesz, by z nich korzystać.
Kontrola to możliwość pełnej analizy wydatków!
Ostatnia kwestia jaką chcemy poruszyć to kontrola wydatków firmowych. Analitycy finansowi wskazują, że przedsiębiorstwa, które nie mają ścisłego podglądu na swoje koszty tracą kilkanaście procent środków rocznie. Jak może zmienić to karta paliwowa? Korzyści z jej stosowania w przypadku kontroli kosztów są jasne.
Po pierwsze, całkowicie wyeliminuje ona możliwość nieuczciwego czy niegospodarnego kupowania paliwa przez kierowcę. Osoba, która zarządza kartami przydziela określony limit na paliwo dla danego pracownika. Ten powinien tak dysponować wydatkami, aby dojechać do punktu docelowego i wrócić. W kryzysowych przypadkach natomiast istnieje możliwość zwiększenia limitu, dzięki czemu kierowca znów może zatankować pojazd.
Eliminacja nieuczciwych kierowców to jedno, a optymalizacja tras to drugie. Dzięki karcie użytkownik widzi praktycznie „na żywo” kwoty jakie wydawane są na paliwo i może w odpowiednim momencie wprowadzić korektę tras. Jeżeli widzisz, że Twoja flota przejeżdżając o określonej porze przez zakorkowaną drogę generuje wyższe środki przeznaczone na paliwo, to możesz w każdej chwili wraz z planistami zmienić drogę. Przedsiębiorcy, którzy nie korzystają z kart paliwowych mogą co najwyżej zliczyć wydatki na paliwo co miesiącu, na podstawie otrzymanych faktur.
Podsumowując, z karty paliwowej najlepiej korzystać często i wszechstronnie. Takie postępowanie gwarantuje spore korzyści finansowe, zapewnia wygodę, pozwala na oszczędność czasu. Umożliwia również pełną kontrolę kierowców oraz lepsze planowanie tras, by zmniejszyć koszt dostaw lub wykonywania usług.
