Justyna Krysiak

4 najczęstsze błędy popełniane przy składaniu wniosku o zwrot VAT

Ubiegasz się samodzielnie o zwrot VAT za paliwo tankowane za granicą? Wspólnie z Justyną Krysiak, Kierownikiem Operacyjnym Działu VAT w E100, przygotowaliśmy listę 4 najczęstszych błędów, które przewoźnicy popełniają przy samodzielnym składaniu wniosku.

Pamiętaj też, że czasu zostało niewiele! Jeśli w Twoich dokumentach nadal znajdują się faktury za tankowanie z ubiegłego roku, ostateczny termin ich rozliczenia mija 30 września.

🚫 Błąd nr 1 - Wysyłanie tych samych dokumentów do różnych krajów

To, co w jednym państwie jest powszechnie akceptowane, w innym może całkowicie zdyskwalifikować wniosek. Dobrym przykładem jest Belgia, która jeszcze kilka lat temu honorowała paragony, a obecnie przyjmuje wyłącznie faktury. Z kolei w Niemczech i w Austrii wymagana jest pieczątka stacji paliw na wszystkich paragonach powyżej 250 euro.

Dlatego wiedza o tym, jakie dokumenty sprzedaży są wymagane, jest niezbędna nie na etapie składania wniosku, lecz już w momencie tankowania. To wtedy trzeba zadbać o zebranie właściwych dokumentów, zgodnych z wymogami danego kraju w zakresie zwrotu VAT lub akcyzy. Dużym ułatwieniem dla przewoźników jest korzystanie z karty paliwowej – wszystkie faktury za tankowanie i opłaty drogowe są wtedy dostępne w jednym miejscu, online.

Warto też pamiętać, że faktury za paliwo to nie jedyne dokumenty, które trzeba dołączyć do wniosku. Przykładowo w Hiszpanii konieczne jest przedstawienie licencji wspólnotowej, aby odzyskać akcyzę. Dodatkowo przedsiębiorca musi posiadać lokalnego pełnomocnika, ponieważ hiszpańskie prawo nie pozwala, aby osoby bez obywatelstwa zajmowały się formalnościami dotyczącymi zwrotu podatku.

W Wielkiej Brytanii i Norwegii nie są akceptowane skany faktur – wszystkie dokumenty należy przesłać pocztą w formie papierowej.

Podsumowanie: jeśli planujemy odzyskać podatki za paliwo tankowane w danym kraju, musimy najpierw sprawdzić lokalne wymagania. W przeciwnym razie nasz wniosek może zostać odrzucony albo procedura znacząco się wydłuży z powodu braków w dokumentacji.

🚫 Błąd nr 2 – Brak wiedzy o czasie zwrotu w poszczególnych krajach

Procedury zwrotu VAT i akcyzy różnią się w zależności od kraju, co bezpośrednio wpływa na czas rozpatrywania wniosku.

Najsprawniej zwroty realizowane są w Austrii – tam decyzję można otrzymać już po około miesiącu. W Czechach i Holandii procedura trwa zwykle 2–3 miesiące i również przebiega bez większych trudności.

W tych krajach wysoki poziom cyfryzacji administracji sprawia, że wnioski są rozpatrywane szybko i sprawnie. Gorzej wygląda sytuacja w państwach, gdzie cyfryzacja jest częściowa, a urzędnicy wciąż ręcznie weryfikują dane z dokumentów. Dobrym przykładem są Francja, Włochy i Rumunia – tam przewoźnicy czekają na zwrot podatku nawet 9–12 miesięcy. Procedury przedłużają się również przez częste zmiany przepisów, braki w dokumentach czy problemy kadrowe (szczególnie we Francji).

Dlaczego warto znać chociaż orientacyjne terminy? Ponieważ ułatwia to monitorowanie sprawy. Urzędnicy nie udostępniają przedsiębiorcom narzędzi online do śledzenia statusu wniosku, więc pozostaje tylko kontakt telefoniczny lub mailowy. Dobrze jest wiedzieć, w którym momencie warto się odezwać do urzędu, by przyspieszyć procedurę.

🚫 Błąd nr 3 – Brak załączników lub niepełne dane

Choć wydaje się to oczywiste, wciąż wiele wniosków zawiera braki, które wydłużają procedurę nawet o kilka miesięcy. Najczęściej przewoźnicy zapominają o załącznikach do faktur. Zdarza się również, że na fakturze brakuje kluczowych danych (np. NIP-u firmy) albo widnieją na niej dane kierowcy zamiast przedsiębiorstwa.

Im więcej faktur, tym większe ryzyko błędu. Dlatego przewoźnikom, którzy nie mają cierpliwości do skrupulatnej kontroli dokumentów, warto polecić współpracę z firmą zewnętrzną. To ona wychwyci wszelkie braki na etapie przygotowania wniosku. Choć pobiera prowizję za usługę, ilość zaoszczędzonego czasu i nerwów zdecydowanie to rekompensuje.

Dodatkowo, jeśli faktury klienta opiewają na wysokie kwoty, prowizja automatycznie spada. Na przykład nowi klienci E100, których miesięczne faktury za paliwo w danym kraju przekraczają 10 tys. litrów, mogą liczyć na obniżenie prowizji nawet do 1%.

🚫 Błąd nr 4 – Brak reakcji na wezwanie do uzupełnienia informacji

Niezależnie od kraju, proces zawsze rozpoczyna się od złożenia dokumentów w polskim urzędzie skarbowym (wyjątkiem są tylko Wielka Brytania i Norwegia, do których wysyłamy dokumenty pocztą).

W Polsce procedura odbywa się w pełni elektronicznie – na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów składamy formularz VAT-REF. Urząd skarbowy nie sprawdza jednak poprawności dokumentów, a jedynie weryfikuje, czy przedsiębiorca jest płatnikiem VAT oraz czy firma pośrednicząca posiada odpowiednie pełnomocnictwo.

Następnie dokumenty trafiają do urzędu w danym kraju. Jeśli czegoś brakuje, otrzymamy wezwanie do uzupełnienia danych. I tu kluczowe jest pilnowanie terminów – opóźnienie w odpowiedzi może skutkować automatycznym odrzuceniem wniosku. W niektórych państwach czas na reakcję to zaledwie 5 dni roboczych.

Jeśli ubiegamy się o zwrot z kilku krajów jednocześnie, trzeba zachować wyjątkową czujność i organizację, aby niczego nie przeoczyć. To właśnie jeden z powodów, dla których warto powierzyć sprawę firmie zewnętrznej. W transporcie tempo pracy jest wysokie, a przedsiębiorcy nie zawsze mają czas, by na bieżąco odczytywać korespondencję z urzędów i odpowiadać w terminie.

Klienci E100, którzy korzystają z naszej pomocy przy zwrocie VAT, mają dostęp do aktualnego statusu wniosków w Panelu Klienta. W każdej chwili mogą też skontaktować się z dedykowanym opiekunem, który zna szczegóły sprawy. To ogromna wygoda w porównaniu z próbami uzyskania informacji od zagranicznego urzędnika posługującego się wyłącznie lokalnym językiem.

Obecnie pomagamy odzyskać VAT w 30 krajach europejskich oraz akcyzę w 7. Sprawdź w naszym kalkulatorze, jakie kwoty możesz odzyskać za tankowanie w poszczególnych państwach.

Chcesz odzyskać nawet ¼ kosztów paliwa tankowanego za granicą?
📩 Skontaktuj się z nami – przeprowadzimy Cię przez cały proces przy minimalnym zaangażowaniu z Twojej strony!

⏰ Jeśli jeszcze nie rozliczyłeś faktur z ubiegłego roku, wyślij nam dokumenty najpóźniej do 15 września, abyśmy zdążyli z wszystkimi formalnościami.