Elektroniczny obieg dokumentów jako gwarancja nieprzerwanej pracy firmy

Zakłócenia w płatnościach podczas pandemii stały się dużym problemem dla wielu firm transportowych. Każda zablokowana płatność lub jej opóźnienie ma daleko idące konsekwencje dla wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Przede wszystkim cierpią przewoźnicy towarowi: firmy transportowe potrzebują środków na wypłaty dla kierowców i utrzymanie floty.

Nieciekawe tendencje pokazuje również badanie przeprowadzone przez portal trans.info wśród przewoźników. 67% respondentów zauważa wydłużenie terminów płatności. 31% respondentów stwierdziło, że nie zauważyło żadnych zmian. I tylko 1% wskazało, że terminy płatności skróciły się.

W warunkach kryzysu na pierwszy plan wysuwa się kwestia właściwego rozdysponowania środków finansowych i planowania płatności. Dlatego w takich okolicznościach wybór elektronicznego obiegu dokumentów jest jedyną słuszną decyzją, nie tylko dlatego, że minimalizuje kontakty osobiste podczas pandemii. W warunkach zamkniętych granic EOD gwarantuje ciągłość procesów biznesowych firmy.

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – to wymiana dokumentów między firmami za pomocą specjalnego oprogramowania. Takie dokumenty są prawnie wiążące i równoważne z oryginałami.

Banners block

Zalety EOD:

• Możliwość usystematyzowanego przechowywania dokumentów w elektronicznym archiwum.
• Zmniejszenie kosztów drukowania i wysyłki dokumentów pocztą, a także skrócony czas ich dostarczania i rejestracji. Na przykład w przypadku dokkumentów międzynarodowych czas dostawy skraca się z 5 - 10 dni do kilku minut (!). Oznacza to, że klient szybciej otrzyma płatność. Przy średnim terminie płatności wynoszącym 45 dni skraca to czas otrzymania środków o prawie 20%.
• Szybkie wyszukiwanie dokumentów, całodobowy dostęp do nich i możliwość śledzenia ich przepływu.
• Poufność wymiany danych dzięki szyfrowaniu dokumentów.
• Zmniejszone koszty utrzymania archiwum i sekretariatu.

EDO rozwiązuje również problemy przewoźników realizujących przewozy kabotaże, którzy rzadko przyjeżdżają do bazy i gromadzą wiele dokumentów, dla któych termin płatności jeszcze nie jest naliczany. Ponadto EOD zwiększa „świadomość” twoich partnerów, którzy teraz nie będą mogli oświadczyć, że nie otrzymali dokumentów na czas.

Można spojrzeć na kryzys z różnych punktów widzenia. Poza wszystkimi negatywnymi aspektami związanymi z pandemią, może on otworzyć nowe możliwości organizacji procesów biznesowych w firmie (na przykład przejście na EOD). W przyszłości wyjdzie to na korzyść: zmiany wprowadzone podczas epidemii w Twojej firmie wyniosą ją na nowy poziom funkcjonowania.