Justyna Krysiak
Jak odzyskać podatek VAT na paliwo tankowane za granicą? Już dziś złóż wniosek o zwrot!
Spis treści
Przypominamy, że termin składania rocznego wniosku na odzyskanie podatku VAT na paliwo mija 30 września. Nie warto jednak czekać z wnioskiem do jesieni, ponieważ im szybciej go złożymy, tym szybciej otrzymamy zwrot gotówki. Klienci E100 oraz inni przedsiębiorcy, którzy chcieliby uzyskać zwrot VAT z UE za paliwo za naszym pośrednictwem, powinni wypełnić wniosek dostępny tutaj.
Ponieważ dostajemy od naszych Klientów wiele pytań o to jak odzyskać vat z faktury zagranicznej za paliwo, w tym artykule opiszemy cały proces od strony formalnej. Opowiemy o tym jakie warunki należy spełnić, aby taki zwrot był możliwy oraz jak skrócić całą procedurę. Poruszymy też temat zwrotu akcyzy za paliwo tankowane w Unii Europejskiej. Zapraszamy do lektury.
Jak wygląda podatek VAT za paliwo w krajach UE?
Każdy kraj posiada własną stawkę VAT na paliwo, która może być regulowana przez państwo w odpowiedzi na zmiany zachodzące na rynku. Przykładowo, standardowa stawka VAT na paliwo w Polsce wynosi 23%. Po tym jak ceny paliwa na stacjach zaczęły drastycznie rosnąć pod koniec lutego tego roku (m.in. w wyniku konfliktu zbrojnego w Ukrainie), polski rząd obniżył VAT na paliwo do 8%. Obniżony podatek ma obowiązywać do końca maja 2022 r. Jak dotąd, Polska jest jedynym krajem UE który zdecydował się w tym roku na obniżenie VAT-u na paliwo. Są to jednak działania tymczasowe. Każde państwo posiada swój standardowy VAt na paliwo. We Francji jest to na przykład 20%, w Niemczech 19%, w Finlandii 25%, na Węgrzech 27%. Jeśli więc zatankujemy paliwo we Francji i będziemy chcieli odzyskać VAT z tej faktury, to przysługuje nam zwrot 20%, ponieważ taka stawka obowiązuje w tym kraju. Jeśli tankowanie odbędzie się na stacjach na terenie Niemiec, należny nam zwrot podatku wyniesie 19%.
Podsumowując - o wysokości zwrotu podatku VAT za paliwo decyduje stawka jaka obowiązuje w kraju, w którym miało miejsce tankowanie.
Dokumenty potrzebne do zwrotu VAT z UE za paliwo
Aby móc uzyskać zwrot podatku, konieczne jest posiadanie oryginałów faktur. Może to być zarówno faktura w formie papierowej, jak i wysłana mailem. Czasami może się zdarzyć na stacji awaria drukarki. Ważne, aby mieć świadomość, że faktura otrzymana mailem również jest honorowana przez Urząd Skarbowy. Urzędy skarbowe niektórych państw UE akceptują też oryginały paragonów. Należą do nich na przykład Niemcy, Węgry czy Hiszpania. Kraje te mają jednak specyficzne warunki. Przykładowo wymagają, by na paragonie znajdowały się dane przedsiębiorcy. W niektórych krajach są też limity kwot do których akceptowane są paragony. Ważne więc, aby zorientować się wcześniej (przed zakupem paliwa) jak wyglądają formalności w danym kraju. Można to zrobić pod tym linkiem, skrolując do sekcji Zwrot VAT i akcyzy w poszczególnych krajach.
Istotną kwestią jest też to, że przedsiębiorca musi być płatnikiem VAT-EU. Jeśli więc dana firma nie jest zarejestrowana jako płatnik VAT, zwrot tego podatku nie będzie możliwy.
Zwrot podatku VAT krok po kroku
Pierwszym krokiem jest wypełnienie wniosku VAT-REF i wysłanie go za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy. Nieprzekraczalny termin składania wniosków rocznych o zwrot VAT z faktury zagranicznej to 30 września. Jeśli więc posiadamy faktury za paliwo od stycznia do grudnia 2021 to musimy je rozliczyć w terminie do 30 września 2022 roku. Kwota podatku z wszystkich faktur z danego kraju musi wynosić przynajmniej 50 euro.
Istnieje też możliwość rozliczeń w trybie kwartalnym. Przykładowo, jeśli mamy faktury za kwiecień, maj i czerwiec 2022, to możemy wysłać wniosek o zwrot podatku VAT w lipcu 2022 r. Jest jednak warunek – kwota podatku z wszystkich faktur z danego kraju za ten okres musi wynosić przynajmniej 400 euro. Jest to korzystna opcja, ponieważ zwrot otrzymamy o wiele szybciej niż gdybyśmy rozliczali się w trybie rocznym.
Po otrzymania naszego wniosku, polski Urząd Skarbowy kontaktuje się ze swoim odpowiednikiem w danym kraju. Należy się przy tym uzbroić w cierpliwość, bowiem fiskus ma na to aż 4 miesiące. To jednak tylko pierwsza część oczekiwania. Gdy urząd danego kraju otrzyma nasz wniosek, ma kolejne 4 miesiące na wydanie decyzji o zwrocie. Często decyzje wydawane są jednak wcześniej. Składając wniosek samodzielnie lub z pomocą firmy zewnętrznej w trybie standardowym, trzeba niestety liczyć się z tym, że cała procedura potrwa około 8 miesięcy. Jest to uśredniony czas. Bywa, że procedura trwa 2-3 miesiące, ale bywa też tak, że wydłuża się do 10 miesięcy. Od momentu wydania decyzji przez zagraniczny urząd skarbowy, środki są wypłacane w ciągu 2 miesięcy, na wskazany przez nas we wniosku rachunek bankowy.
Przeniesienie formalności na inną firmę
Procedura uzyskania zwrotu podatku za faktury zagraniczne nie jest szczególnie skomplikowana. Wymaga jednak drobiazgowości przy wyliczeniach kwot do zwrotu oraz starannego sprawdzenia faktur. Weryfikacja tego czy na przykład dane na wszystkich dokumentach są poprawne zajmuje przedsiębiorcy czas. Problematyczny jest też termin oczekiwania na przelew. Przewoźnicy specjalizujący się w transporcie międzynarodowym wydają często bardzo duże sumy na paliwo każdego miesiąca. Koszty są wysokie zwłaszcza przy kabotażu i przewozach cross-trade, gdzie kierowca wraca ciężarówką do kraju raz na kilka tygodni. Zmuszony jest więc tankować za granicą, gdzie ceny paliwa są znacznie wyższe niż ceny paliw w Polsce. Dodatkowo, VAT za paliwo w Polsce można rozliczyć z miesiąca na miesiąc, pomniejszając sobie kwotę podatku dochodowego do zapłaty. Inaczej jest z fakturami zagranicznymi. Na zwrot VAT-u trzeba czekać około 8 miesięcy. Jest to zamrożona gotówka, która nie pracuje i nie może być inwestowana. Z tego właśnie powodu warto rozważyć zaangażowanie w całą procedurę firmy zewnętrznej, która znacznie szybciej uzyska dla nas zwrot podatku.
Zwrot podatku VAT z E100
Korzystając z pomocy E100 przy ubieganiu się zwrot VAT, mamy pewność, że wszelkie wyliczenia są poprawne, a w dokumentach nie wkradł się żaden błąd. Jest to istotne z tego względu, że jakiekolwiek wątpliwości po stronie zagranicznego fiskusa powodują opóźnienie w otrzymaniu przelewu o kilka tygodni.
Druga ważną kwestią jest znaczące skrócenie całego procesu. Firmy, które tankują powyżej określonego minimum mogą skorzystać z usługi szybkiego zwrotu VAT. W takim modelu można uzyskać przelew w ciągu miesiąca lub półtora od momentu wystawienia faktury. Oferta ta jest kierowana do firm, które korzystają z kart flotowych E100.
Istnieje jeszcze trzeci model, w którym kierowca może regulować płatność bez doliczonego podatku VAT. Jest to tak zwane fakturowanie netto.
Czym jest fakturowanie netto?
Jest to usługa dedykowana Klientom E100, którzy tankują co najmniej 2 tys. litrów paliwa miesięcznie w jednym kraju Unii Europejskiej. W praktyce wygląda to tak, że Klient otrzymuje za tankowanie standardową fakturę, czyli z wyszczególnieniem kwoty netto, VAT i brutto. Różnica polega na tym, że przy kasie Klient płaci kwotę netto, a nie brutto.
Przy fakturowaniu netto przedsiębiorca nie musi oczekiwać na zwrot podatku, ponieważ w ogóle go nie reguluje w kraju tankowania. Duże firmy transportowe tankujące po kilka czy kilkanaście tysięcy litrów miesięcznie mogą uzyskać w ten sposób dostęp do gotówki, która w normalnym trybie płatności byłaby zamrożona w formie podatku VAT.
Zwrot akcyzy za paliwo
Jedną z danin, która składa się na ostateczną cenę paliwa na stacji jest akcyza. W Polsce standardowa akcyza stanowi około 28% ceny paliwa. Z kolei udział akcyzy w cenie tego surowca na rynkach europejskich różni się w zależności od kraju. Rząd danego państwa może też podjąć decyzję o obniżeniu standardowej stawki akcyzy, jednak nie może ona być niższa niż określają to przepisy unijne. Z taką obniżką mamy do czynienia obecnie w Polsce. W ramach walki z galopującą inflacją zdecydowano się znacznie obniżyć podatek akcyzowy. Niższe stawki akcyzy, podobnie jak stawki VAT, obowiązywać będą jednak tylko do końca maja 2022.
Dobra wiadomość jest taka, że w sześciu krajach Unii można ubiegać się o zwrot akcyzy za paliwo. Chodzi o Belgię, Francję, Hiszpanię, Słowenię, Włochy i Węgry. Różnica w stosunku do zwrotu VAT jest taka, że akcyzę możemy odliczyć tylko za olej napędowy tankowany pojazdami powyżej 7,5 tony. Zwrot VAT-u dotyczy natomiast paliwa (bez ograniczeń) oraz opłat drogowych. Przy ubieganiu się o zwrot akcyzy za paliwo również warto rozważyć przekazanie całego procesu firmie E100.
Zwrot VAT z UE za paliwo - koszty
Wysokość prowizji E100 za odzyskanie VAT z faktury zagranicznej zależy od tego, jaką formę zwrotu wybierzemy. Przy standardowej opcji jest to 5%, w trybie szybkim 8%, a przy fakturowaniu netto 10%. Minimalna prowizja za jeden wniosek wynosi 35 euro. Aby poznać szczegółowe warunki tej usługi, wypełnij formularz dostępny na tej stronie.
